Miért nem hatékonyak a meetingek?

A hatástalan meetingek jelensége talán mindenkinek ismerős. A legtöbb cégnél még mindig nem tudják, mit is jelent egy jó meeting; az egy időpontban összegyűlt kollégák tömörülése ugyanis önmagában még nem hoz eredményt. Mi áll a probléma mögött? Miért érezzük sok esetben, hogy épp az időnket pazaroljuk egy-egy találkozó alkalmával? Hogyan alakíthatjuk át a hatástalan meetingeket inspirálóvá és hatékonnyá? Cikkünkből kiderül.

A következő példa jól szemlélteti a hatékonyság hiányának okait. Képzeljük el, hogy éppen egy autót vezetünk, amellyel el szeretnénk jutni A-ból B-be. Előre megtervezzük, hogy milyen megállókat iktatunk be az utazásba, összesen hány percet szánunk a pihenőre, mikor tankolunk… Az út végén azonban meglepetten tapasztaljuk, hogy szinte semmi nem jött össze a tervezettből, legalább 1 órás késéssel érkeztünk meg, és nem is tudjuk, hol folyt ki a hatékonyság a kezünkből. Ahhoz, hogy megtudjuk a kérdésre a választ, kicsit mélyebbre kell ásnunk.

Az azonnaliság vágyának ára

Evolúciósan arra vagyunk huzalozva, hogy a rövidtávú jutalmakat, az azonnali örömöket helyezzük előtérbe. Még akkor is, ha az egy későbbi nagy sikert szabotál. Egy egyszerű példával könnyen megérthető, miről is van szó. Amikor épp egy vizsgára készülünk, könnyen beadjuk a derekunkat a kedvenc sorozatunk új évadjának ahelyett, hogy tanulnánk. A hosszú távú céljaink megvalósításán való fáradozás helyett könnyen tesszük le a voksunkat a rövidtávú jutalmak mellett. Most azonnal szeretnénk jól érezni magunkat, és néha bizony nem ad elég motivációt egy távoli pontban feltehetően átélt öröm ahhoz, hogy feladjuk pillanatnyi kényelmünket.

Az azonnali jutalmak előnyben részesítése régen valóban a túlélésünket segítette, ma azonban egy olyan világban élünk, ahol komoly sikereket csak akkor tudunk elérni, ha képesek vagyunk késleltetni a vágyaink teljesítését egy távolabbi cél elérése érdekében. Megírni egy könyvet vagy épp felhúzni egy felhőkarcolót hosszú időbe és sok áldozatba telik, de a befektetett energia hosszútávon meghozza a gyümölcsét.

A meetingek működésképtelensége mögött sokszor ez áll. Nehezen értjük meg, hogy

egy távolabbi cél elérése sok energia befektetését igényli a jelenben,

és azt sem érzékeljük, hogy a rendszeres találkozók pont ezt hivatottak koordinálni, mederben tartani. Ennek a megértése nélkül viszont hiányzik a meetingek célja.

A „mintha dolgoznánk” pillanatok átka, kié a felelősség?

Teljesen tudattalanul, de sokan arra használjuk a meetingeket, hogy „legálisan kibújjunk a munka alól”. Mit is jelent ez? Mivel nem vagyunk motiváltak arra, hogy érzékeljük a távoli célért a jelenben befektetett energia hasznát, de a Facebook üzenőfal pörgetése közben azért mégiscsak haszontalannak érezzük magunkat, a meeting egy nagyon jó platformot jelent számunkra ahhoz, hogy megnyugtassuk a lelkiismeretünket.

Dolgozunk is, meg nem is.

Az eredménytelen találkozók forrását azonban nem könnyű megtalálni. Ennek oka a megosztott felelősségben keresendő. Minél több embernél van meg a kezdeményezés lehetősége, annál kisebb az esély a változásra. Ilyen helyzetben sajnos sokszor a másikra várunk, nem érezzük személyes feladatunknak az eredménytelenség megszüntetését, hiszen „miért pont én lépjek, ha mások is ugyanannyira részesei a folyamatnak”?

Itt jön be a vezető szerepe. Egy rossz meeting gyökerei bizony nagyon sokszor a meetinget összehívó egyénhez nyúlnak vissza.

Mi lehet a megoldás?

Minden meeting előtt tisztáznunk kell a következőket:

  1. Milyen döntéseket kell meghoznunk?

Az előre tisztázott tematika, a konkrét kérdések, amelyeket meg kell vitatni igazán hasznosak lehetnek, és leszámolnak az időzabáló találkozókkal.

  1. Az egyes döntések meghozatala kinek a felelőssége?

Természetesen sok kérdés esetén fontos a konszenzus, de ha minden döntés egy-egy személy felelőssége, akkor biztosra vehetjük, hogy lesz, aki facilitálja a döntési folyamatot, aki motiválja a kollégákat a gondolkodásra.

  1. Hozzájárul-e ez a találkozó a legfőbb céljaink eléréséhez?

Melyek a fő céljaink? Hosszútávon mit szeretnénk elérni? Ennek a kérdésnek a fényében szervezzünk találkozókat! Ne beszéljünk például órákat az új logónk színéről, inkább

koncentráljunk arra, ami valójában fontos!

Összességében tehát a cél irányába elkötelezett emberek és a pontos, konkrét kérdések köré épített meetingek hozhatják el a változást.

***

A Mindset Pszichológia több, mint érdekes cikkek halmaza. Nem egyszerűen egy szaklap. Ebből a rövid animációs videóból megtudhatod, miről is szól valójában ez a páratlan platform!

 


Iratkozz fel hírlevelünkre!