A kezünkből kifolyt idő – 5 tipp a hatékonyabb időbeosztásért

Ma is csak a tennivalók feléig jutottál? Tökéletesen megtervezed a napirended, ám valahol mindig elcsúsznak a számításaid? Ez a jelenség sokunk mindennapjainak része. A feladatok és a tennivalók általában csak növekednek életünk során, mint sem csökkennének, és ezekkel olykor nehéz megküzdeni. Milyen egyszerű praktikák segíthetnek, hogy este már ne kelljen el nem végzett teendőinken gondolkodnunk? Cikkünkből kiderül.

Amikor megtervezzük a napunkat, szépen felsorakoztatjuk a tennivalóinkat, és reménykedünk benne, hogy a nap végére mindegyik feladat neve mellé egy pipa kerül majd. Ám gyakran nem érünk a lista végére, és ezek a tennivalók végül a halogatás áldozatává válnak. Ez tulajdonképpen egy sokunkra jellemző kognitív torzítás eredménye. A „téves tervezés” (planning fallacy) által hajlamosak vagyunk túlbecsülni azt, hogy mennyi mindent tudunk elvégezni egy nap. Ez annak is tudható be, hogy legtöbbször nem gondoljuk végig, hány lépésből áll egy feladat végrehajtása, és azok egyenként mennyi időt igényelnek. Emellett gyakran nem vesszük számításba azt sem, hogy nem minden a terveink szerint zajlik majd.

Beuhler és munkatársai egyetemistákat kértek meg arra, hogy becsüljék meg, mikorra fogják befejezni a szakdolgozatukat. A diákok egy optimista és egy pesszimista becslést adtak. Az optimista becslés 34, a pesszimista 48 nap volt. Végül átlagosan 56 nap után végeztek.

Amikor pesszimisták vagyunk, akkor is optimistán ítélünk az időbeosztásunkkal kapcsolatban!

Miért vagyunk ilyen optimisták?  Ez annak is köszönhető, hogy inkább arra koncentrálunk, mennyi idő- és energiabefektetés szükséges egy feladat elvégzéséhez. A múltbeli hibákat kevésbé vesszük számításba, mert csak a céljaink lebegnek a szemünk előtt.

A kulcs az, hogy tudd kontrollálni az idődet, és ne engedd, hogy az idő kontrolláljon téged! Egy kutatás eredményei szerint azok a vizsgálati személyek, akik úgy érezték, van kontrolljuk az idő felett, magasabb élettel való elégedettségről számoltak be. Kevésbé érezték magukat túlterheltnek, mint azok, akik ugyanennyire elfoglaltak voltak, de úgy érezték, nem tudják kontrollálni az idejüket.

Ahhoz, hogy elérd a legfontosabb céljaidat és elvégezd a feladataidat, kontrollra van szükséged! Ehhez szükséged lehet tervezésre, elengedésre, a halogatás hanyagolására, önmotiválásra és a prioritásaid végiggondolására.

1. Határozd meg a prioritásaidat!

Lépj egyet hátra, és gondold végig, melyek azok a célok, amelyek fontosak számodra! Jól szeretnél teljesíteni az iskolában? Jó szülő szeretnél lenni? Esetleg fejlődnél a munkádban? Vagy csak örülnél, ha végre elintézhetnéd a hónapok óta halogatott hivatalos ügyeidet?

Ha tisztában vagy a prioritásaiddal, akkor mindez segíthet az időd beosztásában és feladataid megtervezésében. Este az ágyban fekve könnyebben érezheted azt: egy sikeres napot zártál.

Ha tisztában vagy a prioritásaiddal, akkor mindez segíthet az időd beosztásában és feladataid megtervezésében.
Prioritásaid tisztázása segíthet az időd beosztásában és feladataid megtervezésében.

2. Légy reális és mérlegelj! Mik azok a feladatok, amiket ténylegesen meg tudsz valósítani?

Általában hajlamosak vagyunk arra, hogy túlbecsüljük az adott időn belül elvégezhető feladatok mennyiségét. Ráadásul időnként a belső és külső tényezőket kevésbé vesszük figyelembe. Fáradtan kevésbé vagyunk produktívak és energikusak.  Megfeledkezhetünk róla, hogy bármikor félbeszakíthatnak minket, vagy felmerülhetnek problémák, amelyek mellékvágányra terelhetik a sikeres feladatvégzést.

Mielőtt bármibe belekezdesz, készíts egy becslést, vajon meddig fog tartani egy feladat elvégzése! Ezután ehhez add hozzá a becslésed legalább 25%-át! Figyeld meg, mennyire működik ez  a taktika, és eszerint igazíts a becsléshez hozzáadott időn!

3. Amennyire tudod, korlátozd a megszakításokat!

Nagyon fontos korlátozni a megszakítások gyakoriságát a feladatvégzés közben. Ez az egyik kulcstényezője a hatékony végrehajtásnak. Különösen nehéz lehet szülőként, illetve ha nyitott irodában dolgozol, és a munkatársaid bármikor megszakíthatnak a kérdéseikkel. Noha teljesen nem zárhatók ki a zavaró tényezők, korlátozni tudod őket!

Viselj fülhallgatót, csukd be az irodád ajtaját (ha tudod), halkítsd le a telefonodat, foglald el a gyerekeket, esetleg menj el a könyvtárba!

4. Tanulj meg nemet mondani!

A legtöbbünk hajlamos igent mondani bármilyen feladatra, főleg, ha arra számunkra fontos személyek kérnek meg minket. Ám céljaink és feladataink priorizálása néhány dolog feladásával jár! Mérlegelve hosszabb távú céljainkat és prioritásainkat, olykor hasznosabb lehet nemet mondani. Előfordulhat, hogy úgy érzed, kihagysz valamit azzal, ha nemet mondasz. Ilyenkor inkább fókuszálj arra, miket érhetsz el a felszabaduló extra időnek hála! A határok felállítása és azok megtartása nagyon fontos része az egészséges mentális működésnek, így a stressz kezelésnek is.

Mielőtt elköteleződsz, gondold végig, a teendő hol helyezkedik el a prioritásaid listáján! Akkor mondj igent, ha ez a kérés elhelyezhető ezen a listán!

Mielőtt bármibe belekezdesz, mérlegeld, mik azok a feladatok, amiket meg tudsz valósítani.
Mielőtt bármibe belekezdesz, mérlegeld, mik azok a feladatok, amiket ténylegesen meg tudsz valósítani.

5. Fejezd be a halogatást!

Sokszor azért halogatunk, mert a ránk váró feladat unalmas vagy averzív jellegű. Még rosszabb, ha azért csináljuk, mert kételkedünk saját munkavégzésünkben, így már előre feladjuk azt. Ha rájössz, mi az oka a halogatásodnak, máris közelebb kerülhetsz annak megoldásához!

  • Ha a feladat kellemetlen vagy unalmas, gondolj arra, mennyire fontos ez neked vagy a családodnak!

Elmosogatni vagy mosni igazán unalmas tevékenység, kevesen lelik benne örömüket. Ebben az esetben a legjobb, ha a heti időbeosztásban kijelölsz egy időpontot a feladatra, így szokássá válik. Az agy automatizálja ezt, és így könnyen a hétköznapjaid részévé válik.

  • Ha a feladat unalmas és nem is igazán fontos, engedd el!

Általános szabály: mindig a legfontosabb dolgok legyenek készen először! A kevésbé fontosak esetén érdemes megfontolni, hogy foglalkozz-e velük! Így több idő marad másra.

  • Motiváld magad!

Az elvégzett feladat eredményének vizualizálásával motiválhatod magad! A feladat elvégzése közben „motivációs lépcsőket” is beiktathatsz: egy fejezet elolvasása után megnézheted a kedvenc sorozatod új részét; ha kitakarítasz, este elmehetsz megnézni egy jó filmet; ha elvégzed a munkát belefér egy tíz  percnyi kávészünet.

  • Ha úgy érzed, nem tudnád jól megoldani a feladatod, gondold végig: ez valóban igaz vagy csak egy tévhit?

Ezek a gondolatok a magabiztosság hiányának a jelei lehetnek. Ha igaz, hogy nincsenek meg a megfelelő képességeid a feladathoz, akkor se ess kétségbe! Kérj segítséget, vagy keresd meg az utat a képességek elsajátításához.  A magabiztosság hiánya esetén próbáld elengedni a negatív gondolatot, majd tegyél ígéreted magadnak, hogy ezek a tévhitek nem fognak befolyásolni!


Iratkozz fel hírlevelünkre!