Több szabadidő, kevesebb stressz – 10 tipp a jobb időkezeléshez

Nehezen osztod be az idődet, előszeretettel halogatsz, és úgy érzed, sosem éred utol magad a feladatokkal? Tanulj meg jobban bánni az időddel, és kevesebbet fogsz stresszelni!

Az időmenedzsment egy tanulható készség, ami számos technikát foglal magába, a feladatok rangsorolásától kezdve a helyes időbeosztásig. A lényege, hogy minél kevesebb idő alatt a lehető legproduktívabbak legyünk a céljaink elérésében, illetve hogy jusson időnk arra, ami fontos számunkra. Egy kis tudatos odafigyelés már sok feszültséget levehet a vállunkról, amit a folyamatosan felgyülemlő feladatok okoznak. A produktivitás emellett pozitív érzéseket is kelt bennünk, növeli az énhatékonyság-érzésünket és az önbizalmunkat. Lássuk tehát, hogyan foghatjuk meg jobban az időnket!

Figyelj meg és értékelj!

Az első lépés, hogy felmérjük, mire megy el rengeteg időnk egy nap – sokszor az idő szubjektív észlelése teljesen más, mint az objektív, így tudunk értelmetlen dolgokkal rengeteg időt eltölteni, miközben ez fel sem tűnik nekünk. Egy hétig jegyezz fel mindent, amit csinálsz – aztán ülj le, értékeld, gondold át, hol tudnál produktívabb lenni, mire szeretnél több időt szánni, és mit akarsz csökkenteni, hogy megvalósíthasd a céljaidat! Az is az időmenedzsmenten múlik például, hogy ha szeretnél minden nap leülni egy fél órát olvasni, mikor tudsz erre időt találni, vagy hol tudsz helyet találni a kisebb feladatoknak, mint mondjuk a házimunkának.

Fontosság-sürgősség mátrix

Gyakran azért csúszunk meg az időnkkel, mert nem tudunk megfelelően rangsorolni a feladataink között, és az észszerűség helyett érzelmi alapon döntünk, hogy mit csinálunk meg először, azaz, hogy mihez van a leginkább kedvünk. Ehelyett jobb, ha sürgősség és fontosság szerint négy kategóriába osztjuk a tennivalókat, és a következő sorrendben haladunk: először a sürgős és fontos, aztán a nem sürgős, de fontos, utána a sürgős, de nem fontos, és végül a nem fontos és nem sürgős feladatokat végezzük el.

Vedd figyelembe az energiaszintedet!

Bagoly típus vagy és éjjel tudsz elmélyültebben dolgozni, vagy pacsirta és reggel a legjobb a koncentrációd? Eszerint oszd be a feladataidat, úgy időzítve, hogy a legjobb formádban tudd elvégezni azokat, amik a legtöbb erőfeszítést és koncentrációt igénylik! Nemcsak napszakonként, hanem egy héten belül is változik az energiaszintünk: a legproduktívabb napok általában a kedd és a szerda.

Pomodoro-technika

Ez a technika főleg akkor segít, ha nagyobb feladattal állunk szemben, és már arra sem vagyunk motiváltak, hogy belekezdjünk, mert túl soknak és nehéznek tűnik. A módszer lényege, hogy időzítőt állítunk be, és mindig 25 percet dolgozunk egyhuzamban, aztán 5 perc szünetet tartunk. Ezt megismételjük négyszer, és utána tartunk egy hosszabb, 15-20 perces szünetet. Ezáltal növelhetjük a produktivitást, és könnyebben nekilátunk a feladatnak, mert rövidebb intervallumokban gondolkozunk.

Iktasd ki a zavaró tényezőket!

Miközben koncentrálnod kell egy feladatra, nem jó, ha folyton elvonja valami a figyelmed: például a telefonodra jövő üzenetek, az éhség, a szomjúság, vagy hogy nem találsz valamit, amire szükséged van. A multitasking szintén csökkenti a produktivitást: készülj fel a feladatvégzésre, pakold elő, amire szükséged lesz, tedd el, amire nem, aztán koncentrálj egyszerre egy dologra!

Engedd el a tökéletességed!

A halogatóknak két típusa van: aki a feladatok elkezdését, és aki a befejezését halogatja. Az utóbbit okozhatja a perfekcionizmus, amikor azért csúszunk meg egy feladattal, mert azt akarjuk, hogy maximálisan tökéletes legyen – ez van, amikor fontos, van, amikor viszont az elég jó is elég jó. Ne akarj mindenben a tökéletességig elmenni, mert az sokszor csak szükségtelen és időrabló – tudj különbséget tenni, és elengedni a kis, lényegtelen dolgokat!

Használd ki az „üres időket”!

Ilyen a sorban állás, az utazás, a várakozás, amivel sokszor rengeteg időnk elmegy egy nap. Ilyenkor lehet például az e-mailekre válaszolni, hangoskönyvet vagy zenét hallgatni, olvasni – a lényeg, hogy előre felkészülj egy stratégiával ezekre a helyzetekre, hogy tudd, mit fogsz csinálni!

Aludj eleget!

Ha az alvásból próbálunk meg lespórolni, hogy több időnk legyen a feladatainkra, nem járunk jól, ugyanis minél kevesebbet alszunk, annál kevésbé tudunk koncentrálni, fáradtabbak, motiválatlanok leszünk, így lassabban is tudunk haladni mindennel. Úgyhogy ha valamit, akkor az alvást vegyük komolyan, és aludjunk eleget!

Tanulj meg nemet mondani!

Az energiád és az időd is véges, így egyáltalán nem mindegy, mit és mennyit raksz bele az időbeosztásodba. Ne vesztegesd az idődet olyan emberekre és feladatokra, amik nincsenek összhangban a céljaiddal és értékeiddel, és legfőképp, ne vállalj több feladatot, mint amit elbírsz (lásd a következő pontot)! Ahelyett, hogy automatikusan igent mondanál mindenre, kérj gondolkodási időt, és nézd meg, tényleg belefér-e és akarod-e azt a dolgot.

Lassíts és élvezd!

A saját korlátainkat és motivációnkat is figyelembe kell vennünk, amikor úgy érezzük, állandóan stresszesek vagyunk, szorongunk a feladataink miatt: az időbeosztás ugyanis vajmi keveset tud segíteni azon, ha aránytalanul túlvállaljuk magunkat, vagy rendszeresen olyan munkát kell végeznünk, amiben nem vagyunk motiváltak. Számold ki, hogy mennyi az annyi, azaz mi fér bele az idődbe, és húzd meg a határt! Nem az a cél, hogy reggeltől estig betáblázzuk a napunkat, és folyamatosan produktívak legyünk, mert azt nem is bírnánk sokáig: a szabadidőnek, pihenésnek, nem strukturált tevékenységeknek ugyanúgy hagyhatunk időt, mert az álmodozás és semmittevés is építő az agyunk működése szempontjából. Ha már kikapcsolódás, akkor viszont legyen valóban az: egy séta a természetben, kézműveskedés, főzés, meditáció, vagy csak bambulás, a lényeg, hogy ezekben az idősávokban ne terheljük túl magunkat ingerekkel, például közösségi médiával.

Az időmenedzsment tehát csak az érme egyik oldala – a másik az önismeret, valamint a rendelkezésünkre álló idő és erőforrásaink reális felmérése és beosztása, hogy a mentális egészségünk ápolására és a pihenésre is maradjon idő. Ebben pedig sokat segít, ha a munkára szánt időnket a lehető legjobban ki tudjuk használni, és több szabadidőt felszabadítani.


Iratkozz fel hírlevelünkre!