Onboarding – megoldás az új munkahely nehézségeire

Új munkahelyünk esetében gyakran emésztenek minket kétségek, melyek számos álmatlan éjszakát okozhatnak. Vajon beválok-e az új pozícióban? Elég gyorsan tudok beilleszkedni az új helyre? Sokszor még az is kérdéses, hogy sikerült-e megfelelően igazodni a dresszkódhoz.

Korábbi cikkünkben megírtuk, hogy számtalan ok vezethet ahhoz, hogy valaki munkahelyváltásra adja a fejét. Sok esetben a keresgélésre megfelelő mennyiségű idő áll rendelkezésre, így nem kell elhamarkodott döntést hoznunk arról, hogy hol folytatjuk tovább karrierünket.

Az új munkahelyre való beilleszkedést azonban lényegében nem az első munkanapunkon kezdjük meg. Már a keresgélés során, öntudatlanul próbálunk olyan lehetőségeket találni, melyek nemcsak a meglévő tudásunkhoz és képességeinkhez illeszkednek, továbbá fejlődési lehetőséget nyújtanak; hanem légkörükben és munkahelyi kultúrájukban is passzolnak személyiségünkhöz. Habár tanulmányaink során már megkezdjük azon normák kialakítását, amelyeket általánosságban a munkához, illetve a kifejezetten választott foglalkozásunkhoz kötünk, az ideális munkahely körülményeivel kapcsolatosan azonban a munkatapasztalataink az irányadóak.

A sikeres beilleszkedés mind az egyén, mind a szervezet számára kiemelkedő értékkel bír. Az egyén új környezetbe való jó berendezkedése segíti pozíciójának megfelelő betöltését és így segít elérni mindazokat a célokat, amelyeket előzetesen kitűzött a munkahelyváltás előtt. Ezzel párhuzamosan a cég az esetek nagy részében hatalmas erőforrást emészt fel a megfelelő munkaerő megtalálására, valamint a toborzás és a kiválasztási folyamat végrehajtására. Főként az Egyesült Államok adataira támaszkodva, a Society of Human Resource Management statisztikája szerint 2016-ban átlagosan 4129 dollárba kerül egy leendő munkatárs megtalálása és kiválasztása. Ennek megfelelően kifejezett érdekük, hogy az új kolléga minél hamarabb és minél hatékonyabban megismerje és elsajátítsa a cég írott és íratlan szabályait.

Az onboarding, azaz az új munkahelyre való beilleszkedés szervezet által irányított folyamata az utóbbi pár évben egyre hangsúlyosabbá vált a nagyobb vállalatok körében. Egy 2017-es tanulmány szerint nem a kompetencia vagy a szükséges készségek hiánya volt a legnagyobb probléma a beilleszkedés során, hanem a következők: a megkérdezett menedzserek 70%-a hiányolta a szervezeti normák és azok gyakorlatának megismerését. Hasonlóan magas százalékban tapasztaltak nehézséget a társterületekkel való kapcsolatteremtésben, továbbá 48% szerint az üzleti modell megértése is nehezített volt.

Felismerve az új belépők beilleszkedésre irányuló jelentős erőfeszítéseit és a szervezet saját hatékonyságára vonatkozó elvárásait, az új dolgozók „beavatása” is egyre inkább új formát ölt. Egyre több vállalat vezeti be például, hogy a sikeres állásinterjút követően egy nulladik nap keretein belül körbevezetik a leendő kollégát, amely során lehetőség nyílik megismernie a szervezet általános működését és a bevett normáinak egy részét.

Az onboarding részét képezi a belépéshez kapcsolódó dokumentumok megismerése – és amennyiben van, akkor a cég hitvallását tükröző arculati kézikönyv, azaz brandbook átnézése.

Tipp! A brandbookban találhatod meg a szervezet legfrissebb, legfőbb információit. Itt találod az új munkahelyed vízióját, szlogenjét, a képviselt értékeket és célokat, továbbá sok esetben az egyes részlegek sajátos jellemzőit.

Hasonlóan az onboarding eszközéül szolgálhat a szervezet felépítésének funkcionális és hierarchiai kapcsolatait ábrázoló organogram, az elnyert pozícióhoz tartozó folyamatok leírásai, továbbá egy mentor kijelölése. A beilleszkedés szerves részét képezi továbbá, hogy a munkakörhöz szükséges folyamatokon, háttérben zajló támogató rendszereken kívül a megfelelő teljesítménnyel kapcsolatos elvárások, a teljesítménymutatók elsajátítása és az új dolgozó saját kapcsolati hálójának létrehozása.

Mindennek létrehozásáért a szervezeten belüli oktatással foglalkozó szakemberek vagy a HR egység egy munkacsoportja felel. A változatos technikák és módszerek személyre szabottsága képezi a siker kulcsát. Függően a betöltendő pozíció jellegzetességeitől és az új kolléga tulajdonságaitól, kommunikációs tréningek, egyéni és/vagy csoportos készségfejlesztő programok sora várja általában az új belépőt.

Egy metaanalízis az alábbi faktorokat azonosította közös tényezőként az onboarding részét képező folyamatok kapcsán: szocializáció a szervezet értékeihez, támogató programok, ellenőrző listák a közép- és felsővezetők számára, kommunikációs folyamatleírások, a szabályok rövid leírása. Ezek együttes alkalmazása a pozíció jellegéhez illeszkedően nagyban segítették a hatékony, rövidebb idő alatt végbemenő beilleszkedést.

Fontos kiemelni, hogy az egyéni beszámolók alapján a szervezet melletti elköteleződést a szervezeti kultúra megtartó ereje adja – enélkül kisebb eséllyel várható az egyén hosszútávú kitartása a cég mellett.

Az onboarding sikeres létrejöttét mutatja, ha a munkavállaló és a szervezet frusztrációmentesen, kölcsönösen előnyösnek élik meg az együttműködést a szervezet írott és íratlan szabályainak feltárását követően. Ezzel együtt az új kolléga szervezetben betöltött szerepe megszilárdul, státusza stabilizálódást mutat és az esetleges szorongások feloldódnak.

Mindamellett fontos tudatosítanunk magunkban, hogy az, hogy még nem tudunk mindent és kérdéseink vannak, teljesen normális. Sőt, a kérdéseink tesznek minket a későbbiekben még értékesebb munkaerőnek. Kérdéseinken kívül pozitív lehet a proaktivitás is – ha úgy érezzük, hogy egy feladatnál jó eséllyel indulunk, ragadjuk meg a lehetőséget! Mentorunk vagy szakmai vezetőnk segítségével egyszerre tudjuk gyakorlati úton kitanulni munkakörünket és egyben tehermentesíteni kollégáinkat.

Habár megannyi kérdéssel érkezünk új munkahelyünkre, nem maradunk mankó nélkül. Legnagyobb barátunk az onboarding – az a folyamat, amely során az új belépő gyors és hatékony beilleszkedését a szervezet belülről, strukturáltan, mégis személyre szabottan és informális hangnemben segíti azzal, hogy a szervezet kijelöli hangsúlyosnak vélt értékeit és azokat közreadja. A sikeres onboarding esetében a kezdeti aggályok eltűnnek és a kétségeket egy bizalommal teli, fejlődés-orientált várakozás váltja fel.