Munka határok nélkül – az országokon átívelő virtuális csapatok működése

Az utóbbi időben sokat foglalkoztunk a gondolattal, hogy milyenek is a különböző generációk munkavállalói és hogyan változtatja meg mindez a munkahelyi szabályokat és kultúrát. Azonban az idők során nemcsak a munkavállalók változtak meg, hanem az őket körülvevő környezet is, melyben a mindennapi teendőiket végezniük el. A munkakörnyezet változása alatt nemcsak a technikai újításokat és az iroda felszereltségét értjük, hanem az open office és az otthoni munkavégzés adta lehetőségeket és hátrányokat, valamint a kötetlen munkaidőt is. Ezúttal ezekhez a változásokhoz sokszor szorosan kapcsolódó virtuális csapatokról írunk, ezen belül is ezek jellemzőire, felépítésére, előnyeire és hátrányai fókuszáltunk. 

Virtuális csapatként definiálhatjuk azokat a csapatokat, melyben az emberek egy közös cél érdekében dolgoznak, miközben földrajzilag egymástól távoli helyszíneken, sok esetben más időzónában élnek. Azaz ezek a csapatok túlnyomórészt a digitális világ adta lehetőségeken keresztül képesek egymással fenntartani a kapcsolatot. Évekkel ezelőtt ezek a megoldások szinte lehetetlennek tűntek, hiszen a klasszikus felállás szerint a csapat tagjai legtöbbször egy irodában ülve, személyes kommunikációval dolgoztak együtt. Ezzel szemben a virtuális csapatok kommunikációja, együttműködése és koordinációja teljes mértékben a technikai eszközökön keresztül valósul meg. A virtuális csapatmunka lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy a különböző funkcionális területek szakértői együtt tudjanak működni, függetlenül az egyének földrajzi helyzetétől.

A virtuális csapatok a globalizáció és a digitalizáció együttes következményeként alakultak ki, és válnak napról napra egyre elterjedtebbé,

hiszen a legkülönfélébb területeken működő szervezetek kezdik el ezt alkalmazni és bevezetni a saját munkavállalóik körében. Egy 2008-as felmérés szerint a 10 000 főnél több alkalmazottat foglalkoztató vállalatok 80%-a fontolóra vette, hogy a jövőben alkalmazzon a virtuális csapatokhoz hasonló digitális együttműködési formákat. Ez a szám az elmúlt években a migráció felgyorsulásával folyamatosan növekedett. A multinacionális cégek, melyek több lokáción, sok esetben több kontinensen is jelen vannak, szinte egytől egyig bevezették a virtuális csapatokat. 

Miért előnyös a virtuális csapat a cégnek és a csapattagoknak?

A virtuális csapatok egyik legnagyobb előnye a diverzitás, hiszen a legkülönbözőbb területek szakembereit lehet általa egy csapattá formálni. Ebben az esetben nemcsak a szaktudásuk, de a hátterük, a gondolkodásuk és a kulturális adottságaik is különbözőek. Általa a világ minden tájáról származó szakemberek kölcsönösen dolgozhatnak ugyanazon a projekten anélkül, hogy fizikailag ugyanabban az irodában, városban, országban vagy kontinensen lennének. A virtuális csapatmunka lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy csökkentsék az utazással és a külföldre költöztetéssel kapcsolatos költségeiket. Mindemellett egy új, szakmailag kompetens csapat kiválasztása és felépítése is sokkal gyorsan lett, hiszen sokkal nagyobb a kör, ahonnan a szakembereket meríthetik.

A virtuális csapatokban kimutatottan növelhető a feladatok száma, melyeken a csapat tagjai egyszerre dolgozni tudnak, így a munkáltatónak ebből az irányból közelítve is rendkívül célszerű lehet ezen csapatok alkalmazása. Munkavállalóként egy ilyen csapat nagyobb rugalmasságot nyújthat az alkalmazottak számára, valamint a felelősségi körök és határidők is meghatározhatóbbak. A csapat tagjai általában megnövekedett szabadságról számolnak be, melyet leginkább a munkaidejük beosztásában éreznek az időzónák eltolódása végett. 

Ha ennyi előnye van, mégis miért nem ajánlott mindenkinek?

A korábban említett munkahelyi szabadságnak és rugalmasságnak ugyanakkor megvannak a hátrányai is, hiszen vannak bizonyos megbeszélések és feladatok, melyekhez mindenképp szükséges a teljes csapat részvétele. Ez komoly rugalmasságot igényel minden lokáción ülő munkavállalótól, hiszen sokszor a munkaidő eltolódását és túlórát követelhet meg tőlük. 

A virtuális csapat tagjai között szinte lehetetlen a szemtől szemben való kommunikáció, mely egyben a koncepció legnagyobb hátránya is. Nem találkoznak egymással, nem látják a másik testtartását, mimikáját és sokkal nehezebben ismerik meg egymás mentalitását, hozzáállását. Nagy időeltolódások esetén sokszor az is előfordulhat, hogy szinte csak e-mailben és egyéb internetes platformokon, több helyszínről egyszerre szerkeszthető dokumentumokon keresztül kommunikálnak. Éppen ebből adódóan a virtuális csapat tagjai gyakran

magányosságról és elszigeteltség érzéséről számolnak be, hiszen hiányoznak számukra a személyes kapcsolatok.

Egy egészen egyszerű példát tekintve, nincs senki, aki hétfőnként megkérdezné őket, hogy milyen volt a hétvége vagy éppen akivel együtt lehetne ebédelni. A technika fejlődésével ezek a problémák javulni látszanak, de azért teljesen nem kiküszöbölhetőek. Erre egyfajta megoldást jelenthet, ha nagyobb csapatokkal dolgozunk, így minden lokáción több tagja tartózkodik a csapatnak, ezzel megteremtve és fenntartva a személyes kollegiális viszonyokat. Az online kommunikáció mellett a félreértéseknek az is kedvez, hogy a csapat tagjai nem az anyanyelvükön kommunikálnak, így nehezebben fejezik ki magukat, kevésbé szofisztikáltak, és sokszor a kiejtésük is félreérthető. Éppen ezekből adódóan a virtuális csapatoknál gyakrabban fordulhatnak elő koordinációs nehézségek és kohéziós problémák. 

Mégis mi a titok nyitja? Hogyan lehet ezt jól csinálni?

Összességében a virtuális csapatok működéséhez a csapattagok között pontos és tiszta kommunikációra van szükség, valamint jól szervezettségre és bizalomra. Utóbbi nélkül nehézkessé válhat a feladatok delegálása, a feladatok időben történő megoldása és az együttműködés. És végül, de nem utolsó sorban szükség van egy kompetens vezetőre, aki képes országokat átívelően törődni a csapata tagjaival, támogatni őket a mindennapi munkavégzésük során, de kellő bizalommal megfelelő mértékű felelősséget bízni rájuk.