A munkahelyi megbeszélések legnagyobb mumusa általában az ötletelés. A váratlanul felhozott problémára elvárt gyors megoldás, amit néhol brainstormingnak csúfolnak. Ez azonban sokak számára inkább fogcsikorgató erőlködésnek számít, mintsem kreatív problémamegoldásnak. De mi is ez, és hogyan lehet sikeresen alkalmazni? Milyen alapvető szabályai és menete van, ami a kooperatív együttgondolkodást élvezetessé és rendkívül hatékonnyá varázsolja?
A brainstorming egy manapság gyakran használt kifejezés. Ez azon kreatív problémamegoldó módszerek egyike, amely során egy csoport tagjai ötleteket javasolnak, majd ezeket részletesen megbeszélik. Bár elképzeléseink szerint az ókori görög gondolkodók is használták már ezt a módszert a közös együttgondolkodások alkalmaival, a precízen kidolgozott formáját Alex Faickney Osborn reklámszakember révén nyerte el 1939-ben. Nem gondolnánk, de alkalmazása sokszor megjelenik hétköznapjainkban is, csak nem kifejezetten a klasszikus formájában. Például amikor ötleteket gyűjtünk a családdal a vasárnapi ebédhez, vagy éppen túlzsúfolt hetünkbe igyekszünk belopni egy találkozót a barátainkkal. Mégis legtöbbször talán munkahelyükön használjuk, ahol a felmerülő problémákat közös erővel próbáljuk megoldani. Vigyázzunk, a csapdahelyzet itt is fennáll, attól hogy valamit brainstormingnak nevezünk egy meetingen, még nem biztos, hogy valójában az is.
A szabadságot a keretek adják meg
A brainstorming és minden más kreatív problémamegoldó módszer is azért jöttek létre, hogy a meglévő és a kívánt állapot közötti különbséget, azaz problémát szüntessenek meg. Ezen módszerek különböző strukturált gondolkodási folyamatok, amelyek fegyelmezetten követendő szabályokkal és fázissorrendekkel jutnak el az eredményhez. Ettől gondolkodásunk letisztulttá és jól szervezetté válik. Ugyanakkor mindkét agyféltekét működtetik, amivel több ötlet és megoldási útvonal születik. Serkentik használóikat az új szempontok figyelembevételére és az eredetiségre. Ha az adott problémához megfelelő módszert használjuk, sokkal gyorsabban, kreatívabban és így eredményesebben találhatjuk meg a keresett megoldást.
A brainstorming használatakor öt fontos alapszabályt kell szem előtt tartanunk. Először is törekedni kell arra, hogy minél nagyobb számú ötlet hangozzon el és az ötletgenerálás időszakában tilos a kritizálás. A már meglévő elemek új kapcsolatba állítása vagyis a rendelkezésünkre álló lehetőségek új és eredeti felhasználási folyamata teljesen más gondolkodási mechanizmust igényel, mint amikor egy ötlet kivitelezhetőségén gondolkodunk. Először nem szabad gátolnunk az ötletek szabad áramlását a kritikai hozzáállással. Sokkal inkább arra kell törekedni, hogy a felmerülő gondolatok inspirálják a résztvevőket és egymás ötleteit továbbfejlesszék. Fontos szabály még, hogy a legvadabb ötletek reményteljesek. Maga Einstein is így vélekedett:
"Ha egy ötlet elsőre nem abszurd, akkor reménytelen."
Ennek alapja, hogy könnyebb egy elrugaszkodott, de jó ötletet leegyszerűsíteni, mint tartalom nélküli javaslatokból egy jó ötletet összehozni. Végül, ami a csapatmunka szempontjából lényeges szabály, hogy az ötletek a csoport közös tulajdonát képezik. Ez a konszenzus támogatja a közös cél elérése iránti motivációt, amivel az együttműködés és nem a versengés lesz a cél. Ez egy általános csoportos ötletkereső technika, mely a legtöbb más módszernek is metodikai alapja.
Eső után köpönyeg helyett, felkészülés az agyviharhoz
A szabályok mellett a pontos fázissorrend is felismerhető egy jó brainstorming során. Nulladik lépés a szekcióvezető kijelölése, annak a személyé, aki az elejétől a végéig menedzseli a folyamatot. Helyezkedjünk most bele ebbe a helyzetbe, legyünk mi a meeting szekcióvezetői, és vizsgáljuk meg mi mindenre lesz szükség egy jó brainstorming levezényléséhez.
Először is egy jegyző kiválasztására, aki feljegyzi az elhangzott ötleteket és gondolatokat mindenki számára jól látható helyre. Az erős vizualitás minden módszerben kiemelkedően fontos, mert a képi gondolkodás segíti az agy működését. Továbbá ezen szerep betöltésével mentesít minket az írás alól, így gond nélkül tudjuk tartani a kapcsolatot a csoporttagokkal. A résztvevőket előzetesen kérjük fel a feladatra, és közöttük ne csak szakértők legyenek. A kívülállók segíthetnek legjobban az új és bizarr ötletek bevonásában. Az optimális létszám 4-10 fő. A találkozó előtt a problémát is adjuk meg nekik, és kérjük meg a csoportot, hogy gondolkodjanak a lehetséges megoldásokon. Ezt mi is vegyük komolyan, csak a precízen megfogalmazott problémára tudunk hatékony megoldást találni. Az előkészületekhez tartozik még a megfelelő helyszín kiválasztása és előkészítése (elegendő ülőhely, írófelület stb.). Továbbá egy ráhangolódó feladattal való készülés is. Ez elsőre időpocsékolásnak tűnhet, pedig nagyon lényeges a munka sikerességéhez.
A megbeszélést tehát egy bemelegítő gyakorlattal kezdjük, hogy segítsük magunkat és a résztvevőket is abban, hogy ne csak fizikailag hanem gondolatban is megérkezzenek. Egy rövid és játékos feladattal elérhetjük, hogy a résztvevők ránk és erre a feladatra figyeljenek, felszabaduló energiáikat pedig kreatív működésre fordítsák. Ne tartsunk attól, hogy emiatt komolytalannak tartanak majd minket. Ellenkezőleg, ők is hálás lesznek azért, hogy van idejük átállni egy másik munkamódba. Ezután pontosan, röviden ismertessük újra a problémát és a szükséges tudnivalókat. A legjobb, ha a fókuszmeghatározás nyílt kérdés formájában történik meg. Már az elején ismertetnünk kell a korábban leírt szabályokat és rendelkezésre álló időt. A keretek tudatosítása szintén facilitálja a tevékenységet. A következő az ötletképző fázis, amelyben a csoporttagok felvetik az ötleteiket. Feladatunk, hogy monitorozzuk a résztvevők viselkedését a téren, hogy ne szegjék meg a közös szabályokat, továbbá hogy motiváljuk őket egymás ötleteinek továbbfejlesztésére. A kritikai fázis az idő leteltével vagy az ötletek kifogyásával kezdődik meg. Összegezzük az elhangzottak, majd tekintsük át közösen a felvetéseket. A használhatatlanokat elvethetjük, az ígéreteseket pedig vitassuk meg. Az utolsó fázis az utógondozást jelenti. Szekcióvezetőként feladatunk, hogy tájékoztassuk a csapat tagjait az eredményekről és a további lépésekről.
A brainstorming egy hatékony és könnyen használható módszer, mely növeli a csapatszellemet és a mi-tudat érzését. Használatakor azonban legyünk érzékenyek a csapattagok motiváltságára és az elegendő időre. A nyomásgyakorlás csak negatív irányba mozdítja el a teljesítményt! Egymás kölcsönös tiszteletben tartása és elfogadása pedig alapvető feltétele e folyamatnak. Minden kreatív problémamegoldó módszer használta kizárólag akkor fejti ki hatását, ha szabályait és fázissorrendjét betartjuk, azok közül nem hagyunk ki semmit. Az agymarsnak is nevezett brainstorming módszer kialakulása óta számos változatban ismert a különböző feladattípusok és csoportszerkezetek tevékenységének optimalizálására.
Ezekről részletesen és a cikkben összegzett tartalomról bővebben Kaszás György: Gondolkodjunk, mert vagyunk! című könyvéből tájékozódhatunk.
