A hatékony munkához nem feltétlenül szükséges a gyorsaság, bizonyította be Preiszinger András pszichológus, a Slow Budapest havonta jelentkező ,,SlowHow - Létformáló előadások" című rendezvénysorozatának májusi előadásán, melyen a Slow Work/Lassú munka volt a középponti téma. Manapság a munkában jellemzően hatalmas elvárásokkal találkozunk, melyekkel sokszor csak igen nehezen tudunk megbirkózni. Gyakran tehetetlennek érezzük magunkat és kapkodunk. Azonban ha megtanulunk az idővel tudatosan bánni, nem csak a munkahelyünkön, de életünk más területein is sokkal hatékonyabbak lehetünk. Milyen technikákkal érhetjük ezt el? Hogyan előzzük meg a munkahelyi ellenségeskedést? Tudósításunkból kiderül.
Az utóbbi időben gyökeresen átalakult a munka világa. A munkahelyek rengeteg feladatot rónak ki a dolgozókra. A folyamatosan növekvő elvárásokkal együtt a stressz-szint is egyenletesen emelkedik a munkavállalókban, akiknek egyre nehezebb beosztani az idejüket. Az ember a magánéletben és munkában is elveszíti az irányítást a teendők felett.
A rengeteg feladat kapkodást és tehetetlenséget szül
Preiszinger András szerint a „kotrógép” által összesodort feladatok tömege leggyakrabban kétféle reakciót vált ki az emberből: a gyorsaságot és a tehetetlenséget. Előbbi akár hatékony is lehet. Ha a dolgozó tűzoltó módba kapcsol, viszonylag gyorsan letudhatja feladatait. Sokan ebből rendszert is csinálnak, ami egyrészről egyáltalán nem hatékony, másrészről a módszer függőségét is okozhatja.
A másik emberi reakció a tehetetlenség. A munkavállaló a sok feladat közül nem tudja eldönteni, hogy melyiket válassza. Egy kísérletben mézárusító standokat helyeztek el kutatók egy bevásárló központban. Az egyiknél 6 egy másiknál 24 különböző fajta méz közül választhattak a vevők. Habár a nagyobb standot több személy látogatta meg, a vásárlások zöme a kisebbnél történt. A túl sok opció tehát gyakran döntésképtelenséget szül.
Számtalan technika segítheti a hatékony munkavégzést
Egy kutatásban a munkahelyi boldogságra keresték a választ. Vezetőknek és beosztottaknak minden nap le kellett írniuk, hogy aznap mit csináltak és hogyan érezték magukat. Az eredmény alapján akkor voltak boldogok, amikor a haladás érzését élték meg. A munkahelyi jókedvért a hatékonyságot kell növelni, de kérdés, hogy ebben a felgyorsult világban miképp lehetséges ez. Az előadó kiemelte: a kulcs az időgazdálkodás.
Az időgazdálkodás célja, hogy az ember a saját idejét arra tartalékolja, ami igazán fontos neki.
A munkahelyen tudatos időbeosztással növelhetjük a hatékonyságot, és ezzel együtt a magánéletre is több időnk marad.
Preiszinger András számos egyszerű ötletet és praktikát osztott meg a hallgatósággal.
- A legfontosabb célokat érdemes összeszedni.
Első lépésben érdemes leírni azt a két-három feladatot életünkből, amik aktuálisan a legfontosabbak, és amikkel haladni szeretnénk. Ez lehet bármi: egy munkahelyi feladat, egy családi projekt, egy hobbi. Kettő-három bőven elég mindenkinek, hiszen ha sokkal többet különítünk el, kevésbé tudunk hatékony munkát végezni, mivel energiánkat több felé kell elosztani.
- A fontos teendőket sem szabad az utolsó pillanatra hagyni.
Rengeteg olyan teendőnk van életünk során, mely nem tűnik fontosnak elsőre, de valójában nagyon is lényeges. Például elmenni egy kivizsgálásra vagy az esküvőnk megszervezése: ezek gyakran tűzoltással oldódnak meg. Sokszor mire nekiállunk a feladatokat, már késő. Ha beírjuk előre a naptárba, hatékonyan megszervezhetjük ezeket.
- Nem szabad befejezetlenül hagynunk a teendőket.
A befejezetlenül hagyott tennivalók feszültséget keltenek. Ameddig nincs teljesen kész a feladat, végig terhelni fogja az elménket. Bluma Zeigarnik orosz pszichológusnő a pincérek megfigyelése után vonta le ezt a következtetést. A felszolgálók mindent tudtak arról az asztalról, ahol még nem fizettek, azonban amikor a vendégek rendezték a számlát, a pincér egyből elfelejtette a tételeket.
Bármennyire is ezt várják tőlünk, a multi-tasking nem természetes nekünk, hangsúlyozta ki az előadó. Komoly odafigyelést igénylő tevékenységből egyszerre csak egyet tudunk igazán hatékonyan csinálni. Egyszerre több feladat a tehetetlenség és a kapkodás érzését kelti.
- Különböző idősávokat lehet kialakítani a más odafigyelést igénylő feladatokhoz.
A reggeltől estig tartó folyamatos munka nem természetes. Az emberi teljesítőképességnek két csúcsidőszaka van egy nap. A fontosabb délelőtt 9 óra és 12 óra között található. A másik időszakasz az elsőnél sokkal elnyújtottabb és nem annyira erős. Ez délután 15 órától 21 óráig áll fent, de egyénenként igen változó határokkal. A dolgozók a délelőtti időszakban gyakran mással foglalkoznak, ezzel a saját csúcsidejükből vesznek el értékes periódusokat. Hatékonyabb munkát eredményezne, ha a dolgozó ebben az időben a személyes feladatával foglalkozna. Az idősáv kialakítása jövedelmező lépés, már számos vállalatnál elkülönítették a saját munkával (piros idő) és a más dolgokkal (zöld idő) töltött órákat. A piros időben a munkavállalók megegyeztek, hogy az értesítéseket kikapcsolják vagy a legkisebb mértékben használják, hogy tényleg csak a feladatukra tudjanak koncentrálni.
- Nem mindegy mikor hagyod abba a feladatot.
Vitathatatlan, hogy egy ideig a több befektetett idő, egyre jobb minőséget okoz a munkában. Kutatások kimutatták azonban, hogy egy idő után megáll a növekedés. Hiába fektetünk feladatunkba még több időt, hatékonyabbak már nem leszünk. Valószínűleg minden cégnél dolgozik olyan alkalmazott, aki mindenben a maximumra törekszik, még a formázással is órákat tölt, mondván így eladhatóbb lesz a munka. Ezek a munkavállalók kifejezetten teljesítmény centrikusak, ami egy darabig remek tulajdonság, de egy idő után már egyáltalán nem hatékony. Ha hajlamosak vagyunk a perfekcionizmusra, jusson eszünkbe, hogy egy idő után már tényleg nem éri meg nekünk.
- Időnként tudni kell nemet mondani.
Rengeteg ember képtelen nemet mondani, és a munkahelyi megfelelési kényszer miatt minden feladatot elvállal. Egy nemleges válasz valószínűleg nem fog tetszeni elsőre a vezetőnek, ugyanakkor látni kell, hogy egy esetleges elutasítás nem személyes indíttatású. Ilyenkor a munkavállaló felelősségvállalása hangsúlyozandó ki, hiszen tudatában van a korlátozott kapacitásainak, és ezt tudatja is vezetőjével.
- Érdemes több slow pillanatot is beiktatni a munka mellé.
Az ebédszünet és más rövid pihenők fontosságával mindenki tisztában van. Ezek nélkül a munka nem is lehet igazán hatékony. Ilyenkor töltődik fel elménk, hogy aztán újult erővel kezdjen a teendőkbe. Érdemes a napi munka utáni 15 percet a másnapi teendők megtervezésével kitölteni. Ez egyfajta lezártság érzést és megnyugvást ad a napnak.
A slow pillanatok hosszabb időintervallumok között is hasznosak. A mini vakációk ötlete egy jól bevált módszer. Gyakran találkozunk azzal a téves felfogással, hogy ,,most nagyon sokat dolgozom, majd inkább később pihenek". Ennél hasznosabb, ha egy munkaidőszak (2-3 hónap) lezárásaként csinálunk egy pihentető programot magunknak. Nem kell nagynak lennie, lehet akár kicsi is, amit épp megengedhetünk magunknak. A lényeg, hogy csináljunk egy tervezett programot, amelyet előre várunk. Ez az addigi munkavégzésünket is fejleszti, hiszen motivációt ad tennivalóinkhoz.
- A munkahelyi ellenségesség a hatékonyság egyik legnagyobb gátja
Az ellenségesség tekinthető az egyik legerősebb munkahelyi stressz forrásnak. A másokkal való jó kapcsolat elengedhetetlen szükséglete az embereknek, még az introvertáltabb személyiségeknek is. A munkahelyen ez az állítás hatványozottan igaz.
A hatékonyság csak egy segítő, barátságos környezetben valósulhat meg igazán.
Meg kell tanulnunk jól kezelni a felmerülő konfliktusokat. Nem árt, hogyha át gondoljuk egy válasz előtt, hogy ez hosszú távon vajon árt vagy segít a kapcsolatnak. A személyes megbeszélés mindig jobb, mint az e-mailek küldése.
Érdemes ezeknek a módszereknek adni egy esélyt, és kipróbálni őket. Ha már csak kettő vagy három működik, az nekünk és a cégünknek is segítséget ad.
