Az elmúlt években a cégek egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek az irodaterek kialakítására, emellett a közösségi terek száma is nagymértékben növekszik. Mindez egy olyan újfajta szemléletre utal, melyben sokkal nagyobb szerepet játszik a rugalmasság, a kreativitás, az innováció és nem utolsósorban a munkavállalók kényelme. Azt pedig mondanunk sem kell, hogy ahol az ember jól érzi magát, ott a munka is sokkal gördülékenyebben megy. Lássuk tehát, hogyan profitálhatunk a minket körülvevő környezet adta lehetőségekből!
A környezetpszichológia a 60-as években ütötte fel a fejét Amerikában, itthon pedig az ezredforduló körül kezdett el nagyobb figyelmet kivívni magának. Első hallásra bárki számára egyszerűen értelmezhetőnek tűnhet, hiszen a környezet fogalmával, azt hihetnénk, mindenki tisztában van (az, ami körülvesz minket), pontos definiálása azonban mégsem olyan könnyű. Talán az áll a legközelebb a valósághoz, ha röviden úgy foglaljuk össze, hogy ez a terület
a fizikai környezet és az emberi viselkedés kölcsönhatását vizsgálja.
Az viszonylag magától értetődő, hogy befolyásolni tudjuk saját környezetünket. Mivel azonban kölcsönhatást említettünk az imént, ez azt is feltételezi, hogy a környezetünk ugyanúgy hatással van ránk (megváltoztathatja észlelésünket, viselkedésünket, hangulatunkat). A környezet fogalmába sok minden beletartozik (beszélhetünk például mesterséges és természetes terekről), mi azonban jelen cikkünkben az irodák, közösségi terek kialakításával foglalkozunk részletesebben, így most nézzünk meg pár erre vonatkozó konkrét információt!
Terekben rejlő lehetőség?
Életünk meghatározó részét a munkahelyünkön töltjük, sőt, ha belegondolunk, a napjaink nagy része is a munkahelyi terekben zajlik. Alapvető tény, hogy ha kellemesen érezzük magunkat egy helyen, akkor sokkal szívesebben töltjük ott az időnket, és ez a hatékonyságunkban is tükröződni fog. Már egy 1982-es kutatás is kimutatta, hogy az emberek több munkát végeznek el, ha fizikailag kényelmesen érzik magukat,
és pusztán a környezet megfelelő kialakítása akár 5-15%-os változást is eredményezhet a hatékonyságban.
Az emberek hangulata, hatékonysága, munkavégzése tehát nagyban függ a tértől is, melyben napi teendőiket végzik, ezért nézzünk meg néhány olyan tényezőt, melyekre nem árt, ha odafigyelünk:
A környezeti elrendezettség küszöb alatt is hatással van az ott dolgozó emberekre, így a tér be-, illetve átrendezése az emberek viselkedését tudattalanul is megváltoztatja. Ilyen tényező lehet például a levegő minősége, a hőmérséklet vagy a fénymennyiség. Abdou és Lorsch (1994) kutatása során például arra az eredményre jutott, hogy az amerikai irodák 20%-ánál növelhető lenne a teljesítmény pusztán csak azzal, ha javítanának a benti levegő minőségén. A fényviszonyokat tekintve kutatások kimutatták, hogy
míg a természetes fény pozitív hatást gyakorol az emberek hangulatára, addig a mesterséges fények negatívan befolyásolják azt.
Ennek tudatában törekedhetünk például arra, hogy az irodába a lehető legtöbb természetes fény jusson be. Továbbá az is fontos például, „hogy a nyitott irodában dolgozóknak milyen korábbi irodai vagy egyéb környezeti tapasztalatuk van, milyenek a személyiségtulajdonságaik, vagy az adott irodában mennyire szociopetális (interakciót serkentő) vagy épp szociofugális (interakciót gátló) a bútorok elrendezése stb.” (Dúll 2009). Az itt felsoroltak persze bármely irodában alkalmazhatók, hiszen a tér alapvető jellemzőiről van szó (fény, levegő stb). De térjünk rá egy kicsit a közösségi terek különlegességére.
Együtt erősebbek vagyunk
Napjainkban egyre elterjedtebbek a megosztott térrel rendelkező (úgynevezett co-working irodák). A közösségi munkaterekben jellemzően szabadúszók, start-up vállalkozások és akár olyan kisebb cégek alkalmazottai is dolgoznak, akik az otthoni munkavégzés magányából menekülve vágynak arra, hogy legyen egy hely, ahová rendszeresen bejárhatnak dolgozni, szakmai kapcsolatokat építeni, vagy egyszerűen csak interakcióba léphetnek más emberekkel.
A hagyományos irodai berendezésekkel ellentétben a közösségi terek a modern, újszerű, szabadabb térkialakításra fektetik a hangsúlyt. Ez pedig az Y generáció munkavállalóinak kifejezetten vonzó lehet, hiszen a korábbi generációkkal ellentétben rájuk nagymértékben jellemző, hogy kevésbé tűrik a monotonitást, így a rugalmasság és változatosság számukra döntő tényező lehet a munkahellyel kapcsolatban. Az innovatív terek pedig pont ezt a rugalmasságot közvetíthetik, és emellett számos pozitívumot nyújthatnak az újdonságokra nyitott munkavállalóknak. Ezek közül vegyünk számba néhányat:
Szakmai kapcsolatok: a közösségi terek számos start-up vállalkozást, kisebb céget, szabadúszó vállalkozót vonzanak. Egy ilyen sokszínű közeg rengeteg lehetőséget rejt magában. A legnyilvánvalóbb pozitívum talán a szociális kapcsolatokban keresendő. Legyen szó akár egy adott projekttel kapcsolatos problémáról, elakadásról vagy teljesen új szakmai kapcsolatok kialakításáról, a közösségi terek mindezt remekül támogatják.
A nyílt terek az emberek nyitottságát és az együttműködésre való hajlamukat is serkentik.
Más cégek alkalmazottaival megismerkedve, egymás projektjeit átbeszélve számos olyan új nézőponthoz juthatunk, melyek lehet, hogy nekünk egyedül eszünkbe sem jutnának. A közös gondolkodás (brainstorming) pedig a saját kreativitásunkat is serkenti. Emellett a diverzitás teljesen új szakmai összefogások, közös projektek megszületését is támogatja.
Innovatív, inspiráló közeg: az újszerű, szokatlan, élénk vizuális ingerek is növelhetik a kreativitásunkat. A tér bizonyos elemei – főleg az épületen belüli közös terek (legyen szó akár játékszobáról vagy csak az irodán belüli kávézóról) – társas interakciókra ösztönzik a munkavállalókat, mely által javulhat a csapaton belüli összetartás, illetve a többi munkavállalóval való viszony. Ha esetleg olyan tér is kialakításra kerül az irodában, ahol fizikai aktivitást, testmozgást lehet végezni, az is jótékony hatással van az emberek produktivitására, kimutathatóan növeli azt.
Alkotói műhely: az így kialakult társas közeg, és az hogy folyamatosan lehetőség nyílik a másokkal való kommunikációra, inspirálóan hathat a dolgozókra. A kijelölt munkaállomásokon, kisebb irodahelyiségeken túl a rendezvényhelyszínek, tárgyalók, kávézók kialakítása mind hozzájárul ahhoz, hogy az adott épületen belül dolgozó különféle cégek együttműködéséből egy igazán pezsgő szellemi élet alakuljon ki, ahol az innovatív gondolatok áramlása, egymás ösztönzése, és a kreatív munkavégzés az egész helyiség légkörét áthatja.
Az otthon hangulata: a cél napjainkban már nem az, hogy az emberek túléljék a munkahelyen töltött időt, hanem az, hogy jól is érezzék magukat közben. Ehhez fontos, hogy ne egy homogén térben töltsük el azt a 6-8-10 órát, hanem egy kényelmes, szórakoztató és változatos közegben. Ehhez az is szükséges, hogy elszakadjunk a hivatalos jellegű irodák elképzelésétől és kialakításától, és sokkal inkább egy otthonosabb, kényelmesebb közeget teremtsünk, amelyben tényleg jó dolgozni. Ma már a legtöbb cég tisztában van ezekkel az igényekkel, és igyekeznek olyan tereket kialakítani az irodán belül, ahol az aktív kikapcsolódásra és relaxációra is lehetőség van.
„Az én házam, az én váram”
A közösségi terek változatosságával párhuzamot vonva szem előtt kell tartanunk a munkavállalók sokszínűségét is. Bármennyi előnye legyen is a közösség összekovácsoló erejének, a nagyobb mértékű szabadságnak és a kötetlenebb munkakörnyezetnek, az egy épületen belül dolgozó emberek sem egyformák.
Ne feledkezzünk meg a visszahúzódóbb, introvertáltabb, egyedüllétet jobban kedvelő kollégákról sem.
Környezetpszichológiai vizsgálatok például igazolták, hogy a belső kontrollos személyek olvasási teljesítménye javult zajos irodai feltételek között, a külső kontrollosok azonban csendes helyzetben teljesítettek jobban (Veitch 1990). És természetesen nem szabad megfeledkeznünk arról sem, hogy bizonyos jellegű munkák más-más jellegű tereket kívánnak. A nagy koncentrációt igénylő feladatoknál, komolyabb projekteknél vagy akár csak egy telefonhívás lebonyolításánál is előny lehet, ha van egy hely, ahová el lehet vonulni, ahol nincs zavaró tényező, és ahol kizárólag az adott feladatra tudunk fókuszálni.
Ha ügyelünk a terek változatos kialakítására (például a közösségi és open-office terek mellett biztosítunk csendes, elkülönített irodákat is), akkor mindenki megtalálhatja magának azt a helyet, ahol a leginkább otthonosan érzi magát, és a munkáját is hatékonyan tudja végezni. A választás szabadságának pedig nemcsak az egyén jóllétére, de a munkavégzésre nézve is számos pozitív hozadéka lesz. Ha azonban valamilyen oknál fogva (pl. anyagi vagy térbéli korlátozottság) nem tudjuk mindezt megteremteni, akkor sincs veszve minden.
A munkavállalói elégedettséget már az is növeli, ha az emberek a saját kijelölt helyüket (legyen az akár csak egy asztal) igényeik szerint alakíthatják.
Ez a kontroll az elégedettség mellett a produktivitást is növeli. A Facebook irodájában például az alkalmazottak saját maguk határozhatják meg asztaluk magasságát és kialakítását, úgy ahogy az számukra a legmegfelelőbb. Egy 2010-es kutatás pedig azt is kimutatta, hogy azok a munkavállalók, akik saját maguk alakíthatták ki munkakörnyezetüket (növényekkel, képekkel stb.) 32%-kal jobban teljesítettek, mint azok, akiknek ez nem volt megengedett.
Végezetül pedig lássunk néhány innovatív irodát, amelyek nagy figyelmet fektettek a munkavállalói igényekre és a közösségi élet kiépítésére:
A Facebook a cég arculatának megfelelően alakította ki kaliforniai székhelyét. Nemcsak egy munkahelyet akartak létrehozni, hanem egy közösséget is, és ennek szolgálatába állították az épület különféle tereit: az irodaházban a kávézók, pihenőhelyiségek és éttermek mellett egy tetőteraszi keret is kialakítottak, ahová el lehet kicsit vonulni, ha pár pillanatra szeretnénk megfeledkezni a munkáról.
A Google Los Angeles-i irodája az épület-az-épületben témát követte, ami igazi különlegességnek számít (az iroda egy hangárba épült). Sok a zöld növény és a faanyag, ami a természet közelségét szimbolizálja, ennek pedig hatalmas jelentősége lehet a munkavégzésre nézve. Kutatások bizonyították, hogy azok a munkavállalók, akiket több növény vesz körül magasabb munkahelyi elégedettségről számolnak be, és a produktivitásuk is nő.
A Google híres a kreatív irodai tereiről, így a következő példánkban is őket említjük. A dublini irodaházban olyan munkaállomások is ki vannak alakítva, ahol kicsit kényelmesebb környezetben végezhetjük napi teendőinket, vagy ahol akár ki is kapcsolódhatunk egy rövid szünet erejéig. Az élénk színek pedig eközben a hangulatot is javítják.
Mindebből tehát kiderült, hogy amikor a munkakörnyezet kialakítására kerül sor, megéri innovatívan gondolkodni és figyelembe venni az emberek természetes igényeit, hiszen a térnek hatalmas ereje van, mely nagyban segítheti a dolgozók és ez által az egész cég sikerét is. Ha okosan használjuk ki a tér adottságait, és lehetőséget kínálunk az embereknek a kapcsolódásra és kreatív eszmecserére, egészen új utak nyílhatnak meg a munka világában.
