Apró teendőkből nyomasztó feladatok – miért halogatjuk a néhány perces teendőinket?

Kicsi feladatok, melyeket elhalasztunk egyik napról a másikra. Majd hirtelen ezekből az apró teendőkből egyszer csak hatalmas, nyomasztó elemek válnak a feladatlistánkon. Ismerős? Miért halogatunk pár perc alatt elvégezhető feladatokat is, és hogyan válnak ezek ránk nehezedő súlyokká?

Egy gyors e-mail egy kollégádnak, esetleg egy kis papírmunka vagy egy telefon a főnöknek. Néhány percnél nem többet igénybevevő feladatok, mégis halogatjuk őket. Ráadásul ami még rosszabb: több időt töltünk a feladaton való rágódáson és aggódáson, mint amennyi idő alatt az elvégezhető lenne. Ezek az aprónak tűnő feladatok értenek ahhoz, hogy a fejünkben igen nagy helyet foglaljanak el – vagyis sok energiát emésszenek fel. Miért hagyjuk ezt?

Először is, meg kell értenünk, miért engedjük, hogy ezek a feladatok ilyen nagy problémává nőjék ki magukat. 

Miért válnak az apró feladatok hatalmas szörnyekké?

A halogatás magába foglalja egy feladat önkéntes késleltetését, ami pedig együtt jár azzal is, hogy számítanunk kell(ene) arra, hogy a feladat elvégzésének a körülményei egyre kevésbé lesznek ideálisak (pl. egyre több energiát kell fordítanunk annak megértésére, amennyiben nem azonnal vagy még frissen végezzük el; közben adódnak más teendők stb.). 

A rendszeres halogatóknál többek között magasabb stressz-szintet, rosszabb alvási szokásokat, és ezáltal gyengébb munkalehetőségeket figyeltek meg. Amennyiben a halogatás a kapcsolatainkban is megjelenik, a szeretteink azt élhetik meg, nem tudunk elköteleződni irántuk. Így hát, érdemes kilépni a halogatás csapdájából.

Nagyobb feladatokat azért halogathatunk például, mert tudjuk, hogy szellemileg kimerítők lesznek, túl nagy falatnak tűnnek, rengeteg energiát és időt igényelnek. De mi a helyzet a kisebb feladatokkal? Ezeket általában azért tologatjuk, mert nem akarunk szembesülni olyan érzésekkel, mint a félelem, a frusztráció, a bizonytalanság, vagy nem szeretnénk inkompetensnek tűnni. Például, azon kapod magad, hogy napok óta nem cserélted ki a tintapatront, és ez azért van, mert nem tudod, pontosan hogyan kell. Vagy régóta nem írtál meg egy emailt, mert valójában félsz az arra adott választól. Sokan úgy vélik, az ilyen feladatok halogatása a rossz időgazdálkodással függ össze,

de valójában inkább a saját hangulatunk kezelésén van a hangsúly.

A negatív érzések megjelenésétől való félelem meríti a kognitív kapacitásunkat és csökkenti a problémamegoldó képességeinket, ezért könnyebben belecsúszunk a halogatás csapdájába.

A másik ok, ami miatt gyakran ezek a kisebb feladatok a halogatás áldozatául esnek, hogy legtöbbször nincsenek hozzájuk konkrét határidők rendelve, éppen ezért úgy állunk hozzájuk, hogy csak beférnek valahová a nap folyamán. Tehát semmi sem késztet minket arra, hogy azonnal nekiálljunk megoldani őket.

Hogyan vágjunk bele? 

Adódik a kérdés, hogy hogyan kezdjünk bele valamibe, aminek a kapcsán félünk a felbukkanó érzelmeinktől. Timothy Pychyl, az ottawai Carleton Egyetem pszichológusa a halogatásról írt könyvében említi, hogy a motiváció gyakran követi a cselekvést, épp ezért jobban járunk, ha még azelőtt nekiállunk ezeknek a kisebb feladatoknak, mielőtt lenne időnk hosszabban elgondolkodni rajtuk. Így ugyanis megelőzhető, hogy ezek a feladatok bekerüljenek az említett negatív spirálba. Tehát legközelebb, amikor elkezdünk tiltakozni egy feladat elvégzése ellen, tegyük fel magunknak a kérdést: mi az első kis lépés, amit megtehetünk azért, hogy kihúzhassuk az adott teendőt a to-do listánkról?

A feladat elvégzésének megtervezése több szempontból is hatékony, ugyanis a figyelmünket az érzelmekről a cselekvésre irányítja.

David Allen, a „Getting Things Done” szerzője két perces szabálynak hívja azt, amikor egy feladat elvégzéséhez kevesebb, mint két percre van szükségünk. Ekkor azt javasolja, hogy ne is adjuk hozzá azt a tennivalók listájához, hanem azonnal végezzük el. 

Egy egyetemisták körében végzett kísérlet azt mutatta, hogy ahogy a hallgatók ténylegesen elkezdtek egy feladatot, kevésbé nehéznek és stresszesnek élték azt meg, mint amikor halogattak. Azaz érdemes belátni: sokszor az érzelmi állapotaink színesítik és hevítik fel a dolgokat. Éppen ezért, az érzelmi reakcióink csökkentése segíthet a kisebb feladatok menedzselésében. 

Szintén jó taktika lehet, ha egy nagyobb feladatba ágyazzuk be ezeket a kisebb teendőket. Találjunk egy olyan helyet nekik, ami illeszkedik a napi rutinunk azon részébe, amit biztosan el fogunk végezni, így végül nem kerülnek ezek a dolgok halasztásra. Ráadásul a nagyobb feladat elvonja a fókuszunkat az apróbb teendőhöz társuló esetleges negatív érzésről is.

Fontos lépés az is, hogy átkeretezzük az adott feladatot. Például, tekinthetünk úgy rá, mint egy új képesség elsajátításának gyakorlására. Nem merjük felhívni a kollégánkat, mert félünk a reakciójától, de ugyanakkor, ha ezt megtesszük, a reakció kezelését is gyakorolhatjuk, hogy legközelebb már ismerősebb lehessen ez a helyzet. 

Igyekezzünk megtalálni az adott helyzetben azt az elemet, ami élvezetes! Olykor ez nem könnyű, ám erre fókuszálva sokkal könnyebben átrághatjuk magunkat a teendők listáján.

Az érzelmi perspektíva megváltoztatása kulcsfontosságú lépés a halogatás elkerüléséhez.

Összességében azonban emlékezzünk arra, hogy olykor elkerülhetetlen, hogy bizonyos feladatok hátrébb sorolódjanak, főként, ha mást előre priorizáltunk, így nem kell bűntudatot éreznünk a halogatás miatt. Egy tanulmányban megfigyelték, hogy

azok az emberek, akik megbocsájtották maguknak a halogatást, a jövőben kevesebbet halogattak.

Önmagunk marcangolása tehát nem vezet sikerhez, az azonban sokkal inkább, ha gyakoroljuk az önelfogadást.

Reméljük, az alábbi tippek segítenek megakadályozni, hogy a kisebb feladatok ne nőjenek irreálisan nagy, nyomasztó elemekké a feladatlistánkon.