Napjainkban az irodák többsége egyterű, melynek egyik célja elősegíteni a közös munkát és az információáramlást, így növelve a produktivitást. A gyakorlatban azonban nem mindig ez történik. Milyen hatással van a nyitott tér a munkavégzésünkre? Segíti vagy fékezi a teljesítményünket? Cikkünkben kutatásokra támaszkodva adunk választ a kérdésekre.

Manapság az irodák nagyjából 70%-a open-space vagyis nyitott terű iroda, ahol a dolgozók egy légtérben dolgozhatnak együtt. Ez a trend az 1950-es években Hamburgból indult, ahol úgy vélték: ez segíti a munkavállalók közötti nyílt információáramlást, valamint az ötletek megosztását. A gyakorlati tapasztalatok később kevésbé támasztották alá az elgondolást, de ettől függetlenül mégis egyre inkább terjed ez a megoldás. Az alábbiakban kutatások által ismertetjük a nyitott terű irodák előnyeit és hátrányait.

Az elmúlt évtizedek kutatásai a témában

Az egyterű irodák legnagyobb pozitívuma, hogy olcsóbb a fenntartásuk, valamint rugalmasabban kezelhető a létszámnövekedés, mint a hagyományos irodák esetében. Ezért döntöttek az átalakítás mellett a 90-es évek végén egy amerikai olajipari nagyvállalat vezetői is, akik pszichológusok segítségét kérték abban, hogy megfigyeljék, hogyan érinti a dolgozókat a változás. A szakemberek a transzformáció előtt értékelték az alkalmazottak munkahelyi környezettel való elégedettségét, munkateljesítményüket, stressz szintjüket, valamint a személyközi viszonyaik minőségét is. A méréseket megismételték az átalakítás után négy héttel, majd hat hónap múlva is. Minden eredményben negatív hatások mutatkoztak. Az új környezet a dolgozók számára nyomasztó, stresszes és kényelmetlen volt.  A kollégák közötti kapcsolat is rosszabb lett, valamint jelentősen visszaesett a produktivitás és az elégedettség is.

Hátrányok és előnyök

Hasonló eredmények születtek más, nemzetközi kutatásokban is. Ezeket 2011-ben David Matthews, munka- és szervezetpszichológus foglalta össze egy cikkben. A fentebb már említett tényezők mellett a koncentráció, a kreativitás és a motiváció is csökkent, ráadásul a munkatársakat gyakran zavarta az interakciók kontrollálhatatlansága, ami a nyitott térből fakadt. A személyes tér nagyon fontos ahhoz, hogy hatékonyan tudjunk dolgozni, ez pedig ebben az esetben elveszik.  A kutatások azt is kimutatták, hogy minél idősebb egy kolléga a szervezetben, annál jobban mutatkoznak nála a negatív hatások.

A munkateljesítmény csökkenését a pszichológusok azzal magyarázzák, hogy

a nyitott terű irodában egyszerre túl sok inger ér bennünket.

Például: a kollégák hozzánk közel beszélgetnek, valaki hangosan hallgat zenét, próbálunk figyelni a képernyőre, melynek sarkában folyamatosan újabb és újabb üzenetjelzések bukkannak fel. Ilyenkor lassabban és nehezebben tudjuk feldolgozni az információkat. A zaj már önmagában is rontja a kognitív teljesítményünket, így több idő szükséges ahhoz, hogy eszünkbe jussanak a feladatunkhoz releváns tartalmak.

Az úgynevezett „multitasking”, vagyis egyszerre több tevékenység végzése is nehezebb ebben a környezetben, ami leginkább az Y generációt érinti, hiszen ez főként erre a korosztályra jellemző. Azonban ettől függetlenül a mérések azt mutatták, hogy ők elégedettebbek a nyílt térben való munkavégzéssel, mert bár érzékelik a negatív hatásokat, a szociális interakciók ellensúlyozzák ezeket.

Egyéb pozitívumokat is találtak az egyterű munkavégzésben a dolgozók. Azoknál a cégeknél, ahol nyitott terűvé alakították az irodát, a munkavállalók úgy érezték: innovatív szervezetnek lehetnek ez által a részesei. Az open-space irodák a szervezeti célok szimbolikus kifejeződését is jobban támogatták, mint a hagyományosak.

Új trendek

Irodai design szakértők szerint a legjobb megoldás a hagyományos és a nyílt terű irodák ötvözete. Azaz az irodákban nagyjából egyenlő arányban lennének nyitott és zárt terek, annak érdekében, hogy a munkateljesítmény magas legyen. A hatékonyság kulcsa annak figyelembevétele, hogy az alkalmazottak munkastílusa, valamint maga a feladat is meghatározza, a zárt vagy a nyitott helyiség a preferáltabb. Ez lehetővé tenné mindenki számára, hogy olyan környezetben végezze az adott feladatát, amiben hatékonyabban tud dolgozni.

Open-space etikett

A negatív hatásokat saját viselkedésünk által is tudjuk csökkenteni. Ha szeretnénk megkönnyíteni a közös munkát a nyílt terű irodában, oda kell figyelnünk néhány dologra. Jacqueline Whitmore üzleti etikett szakértő nemrégiben összeszedte, melyek is ezek.

Tiszteld a másik munkáját! Az, hogy egész nap egymás mellett ültök, ráadásul jó kapcsolatban is vagytok a munkatársakkal, még nem jelenti azt, hogy az egész napot végig beszélgethetitek. Ne felejtsd: mindnyájan dolgozni vagytok ott, ne beszélgess folyton a melletted ülőkkel, mert zavarhatod őket a munkavégzésben.

Óvatosan az illatokkal! Ha szokásod túl sok parfümöt magadra fújni reggelente, az a közvetlen környezeted számára kellemetlen lehet, így érdemes ezt kicsit visszább fognod. Valamint ha fűszeres és erősen illatozó ételt viszel ebédre, azt mindenképpen a konyhában fogyaszd el!

Ne csinálj túl nagy zajt! Amennyiben az irodában megengedett munkaközben zenét hallgatni, lehetőleg fülhallgatóval tedd! Ne kopácsolj az asztalon, valamint ne beszélj túl hangosan, ha telefonálsz!

Tiszteld a másik terét, és tarts rendet! Csupán azért, mert téged nem zavar, hogy tele van az asztalod különböző tárgyakkal, az nem jelenti azt, hogy a másiknak nem rontja a közérzetét a látvány. Emellett, ha többen ültök egy nagy asztalnál, tartsd a saját területeden az eszközeidet, mert másoknak ez zavaró lehet.

Ne dolgozz betegen! Mivel sokan vagytok egy légtérben, könnyen megfertőzheted a kollégáidat, így ha nem érzed jól magad, inkább vegyél ki betegszabadságot, vagy ha lehet, dolgozz otthonról!

Légy toleráns! Mindenkinek meg van a maga ritmusa, nem viselkedhet mindenki úgy az irodában, hogy neked az mindig megfeleljen.

***

A Mindset Pszichológia több, mint érdekes cikkek halmaza. Nem egyszerűen egy szaklap. Ebből a rövid animációs videóból megtudhatod, miről is szól valójában ez a páratlan platform!

https://www.youtube.com/watch?v=z-htXgkYeeE