A leggyakoribb időbeosztással kapcsolatos tévhitek nyomában – avagy miért nem érünk a feladatlistánk végére?

Végtelennek tűnő feladatlista az asztalunkon, kávé és jó esetben egy adag lendület: így vágunk neki a napjaink többségének, remélve, hogy egyszer csak valamilyen szupererő segítségével a végére érünk a listánknak és a feladatainknak. Ismerős? De hogyan is gondolkodunk a rendelkezésre álló időnkről, és hol rontjuk el ezt az egyenletet, aminek következtében sokszor csalódottságot, elégedetlenséget érzünk?

Mindannyian történetmesélők vagyunk: saját magunk számára is történeteket gyártunk, és elhitetjük magunkkal, hogy mindenre képesek vagyunk. Túlterheljük a munkanapjainkat és általában több feladatról feltételezzük, hogy el tudjuk végezni, mint amennyinek valóban a végére tudunk érni. Magadra ismertél? Üdvözlünk a mágikus gondolkodás világában, ahova mindannyian ellátogatunk olykor, azaz

hajlamosak vagyunk hinni abban, hogy egy különleges napon (ami lehetőleg a mai nap), minden sikerülni fog, és végre valahára az összes feladatot kipipálhatjuk a listánkon.

Ám a nap végén azzal szembesülünk, hogy számos feladatunk befejezetlen maradt. Rosszul osztottuk volna be az időnket, vagy csupán nem jól mértük fel, hogy mennyi időnk áll rendelkezésre a feladatokra, és azok valójában mennyi időt is igényelnek?!  

Mielőtt megnézzük, hol csúszhat el az egyenlet, és miért nem a várakozásainknak megfelelően ér véget a munkanapunk, fontos kitérnünk ennek a folyamatnak a következményeire is. Ezek a tapasztalatok ugyanis hosszútávon csalódást okozhatnak, kimerültnek, kedvetlennek érezhetjük magunkat és elveszíthetjük az inspirációnkat, motivációnkat is. Éppen ezért érdemes mélyebbre ásnunk, és megnéznünk, hol tudunk beavatkozni ebbe a folyamatba.

Időbeli eladósodásban szenvedünk

Ha a fenti sorokban magadra ismertél, akkor valószínűleg te is túlterhelt vagy és jelenleg kevés az erőforrásod. Egy ilyen állapot nem csak a (lelki és fizikai) egészségünk és a személyes kapcsolataink szempontjából veszélyes, hanem előbb-utóbb ez a túlterheltség a határidőkkel való csúszást is előidézheti, ami például csalódottság érzéséhez vezethet a többi munkatársunk irányából is. 

A következőkben vizsgáljuk meg, melyek a leggyakoribb hibáink az időnkkel kapcsolatos gondolkodásmódunkban – és milyen megoldások léteznek rájuk, hogyan tudjuk őket kiküszöbölni. 

„A leterheltségem csak átmeneti”

Sokunk bizonygatja, amikor másoktól azt a visszajelzést kapja, hogy túl van terhelve, hogy igen, de ez átmeneti, és az éppen aktuális projekt miatt alakul így. Néhány hónap elteltével pedig egy másik miatt... Annak érdekében, hogy felülkerekedjünk ezen a gondolkodásbeli csapdán – amivel tulajdonképpen magunkat is szeretnénk nyugtatni, hogy mindez csak átmeneti – nézzünk rá a naptárunkra, és vizsgáljuk meg az elmúlt pár hónapot. Ha valóban folyamatosan túlterheltnek érezzük magunkat, akkor a saját határaink tudatosítását kell erősítenünk, vagy esetlegesen a nemet mondással érdemes foglalkoznunk. Vegyük végig, hol, mely projektek miatt éreztük túlterheltnek magunkat a közelmúltban, s gondoljuk végig azt is, mi az a feladatmennyiség, ami még az „éppen elég” érzetét adja. Ha felmérjük, hogy hol vannak a határaink és átnézzük, mely területeken tudnánk többször nemet mondani, akkor következő lépésben el is kezdhetjük kissé lejjebb csavarni a saját fordulatszámunkat.

A túltherheltség idővel ugyanis a teljesítmény romlását is magával hozza.

Inkább mondjunk nemet valamire annak érdekében, hogy ezzel megőrizhessük saját mentális jóllétünket és kiegyensúlyozottságunkat.

„Gyakorlat teszi a mestert...?!”

Hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy ha egy bizonyos típusú feladatot nem először végzünk, akkor abban rutinosabbak és egyben gyorsabbak is leszünk. Valóban, a tapasztalat bölcs tanítónk, ám a valóságban minden egyes projekt eltérhet egymástól – és a váratlan tényezőkről sem feledkezhetünk el. Így mindig érdemes inkább plusz időt rászámolni a nagyobb feladatokra, és az eddigi átlagos teljesítési időnkhöz kb. 20% plusz tartalékot hozzáadni. Ebből az időmennyiségből fedezhetjük ugyanis a váratlan nehézségek megoldását, a kevésbé produktívabb munkanapokból eredő hátrányt és összességében, kisebb eséllyel adósodunk el az időnk szempontjából, ha van tartalékunk.

Elvakítanak az azonnali jutalmak 

Sokszor azért csapunk le bizonyos feladatokra, mert szeretnénk ezzel a vezetőnk vagy a kollégáink dicséretét, elismerését elnyerni. Mielőtt azonban ezt megtesszük, bölcsebb, ha felmérjük, valóban van-e kapacitásunk az adott feladatra. Egy összecsapott, félig befejezett vagy határidőből kicsúszva leadott munka ugyanis éppen az ellenkező hatást váltja ki – ráadásul a meggondolatlanul elvállalt feladatok gyakran lavinát képesek elindítani, mert ezzel más feladatok leadásában is zavar keletkezhet. Éppen ezért, amikor egy feladat elvállalására jelentkezünk, tudatosítsuk, hogy biztosan nem csak több elismerésre vágyunk-e (aminek nem a túlterheltség a gyógymódja)? Biztosan van elég kapacitásunk, hogy felelősségteljes gazdái legyünk az adott feladatnak?

„Az a legbiztosabb, ha én magam végzem el”

Érezhetjük úgy, hogy akkor vagyunk biztosak egy feladat elvégzésének megfelelő minőségében, amikor azt mi magunk tesszük. Ám ha nem rendelkezünk elegendő kapacitással, az azt is jelenti, hogy nem jut az adott feladatra elég mennyiségű időnk és energiánk, így érdemes elgondolkodni a delegáláson. Hasznos lehet az időnkből arra is szánni az időnkből, hogy másokat bevonjunk a projektjeinkbe – ha erre van lehetőségünk –, és megtanulni bízni mások kompetenciáiban is, ezzel tehermentesítve saját magunkat.

Végül, tekintsünk át még néhány további tippet arra vonatkozóan, hogy mit tehetünk annak érdekében, hogy reálisan tudjuk kezelni a saját időnket – azon túl, hogy a saját mágikus gondolkodásunk sajátosságaival és torzító hatásaival tisztában vagyunk.

Egészítsük ki a feladatlistánkat időegységekkel is!

Hasznos lehet a napunk tervezésénél, ha a tennivalók listázása mellé azt is odaírjuk, hozzávetőlegesen mennyi időre van szükségünk ahhoz, hogy a feladatot elvégezzük. Itt jöhet képbe a korábbi javaslatunk is, miszerint érdemes 10-20%-kal több időt számolni. Egyes időmenedzsmenttel foglalkozó szakértők pedig azt ajánlják,

ne is tervezzük meg a teljes napunkat, csak annak a kb. 60%-át, mivel a maradék időt fenn kell tartani az előre nem kiszámítható feladatoknak,

a szüneteknek és amiatt is, ha épp kevésbé tudunk valami miatt hatékonyak lenni.

Monitorozzuk saját munkatempónkat!

Szintén a napunk reálisabb megtervezéséhez járul hozzá, ha azt is elkezdjük tudatosabban megfigyelni, hogy mivel mennyi időt töltünk – s a mágikus gondolkodás helyett („Ez egy különleges nap, és ma minden sikerülhet akár fele annyi idő alatt is...”) ezeket a tapasztalatainkat érdemes inkább előtérbe helyeznünk.

Készítsünk pozitív to-do listát is! 

A nap végi elégedetlenségünket ellensúlyozhatja, ha nem csak azokkal a feladatokkal szembesítjük magunkat, amelyeket nem sikerült elvégeznünk, hanem azokkal is, amelyeket kipipálhattunk. A legtöbbünk ezeket csak simán kihúzza a listáról, s bár ez abban a pillanatban elégedettséggel tölt el minket, hosszabb távú lehet a pozitív hatás, ha a nap végén újra átnézzük, mely feladatokat sikerült elvégeznünk.