Hogyan tegyük egyszerűbbé a búcsúzást – az offboarding folyamatok fontossága felmondás esetén

Az elmúlt hónapok történései nagyon sok, korábban stabilan működő cég életét is megnehezítették, melynek hatására sok cég a dolgozói elbocsátására kényszerült. Függetlenül attól, hogy a felmondás a munkáltató vagy a munkavállaló oldaláról történik, mindenképpen mérföldkövet jelent az emberek életében. Éppen ezért is fontos figyelnünk arra, hogyan válnak el az útjaink. Cikkünkben az offboarding élmények jelentőségének jártunk utána.

Az onboarding kifejezés Magyarországon is egyre elterjedtebb a HR és az emberi erőforrás-menedzsment területén. Mindez tulajdonképpen az új munkavállaló hatékony integrálását jelenti – a belépéstől a szervezethez való teljes alkalmazkodásig. A vállalatok többsége az első 1-3 hónapot tekinti a szűken vett onboardingnak, mely folyamán az új belépő megismeri a munkatársait, a munkájához szorosan kapcsolódó gépeket, rendszereket és folyamatokat, valamint elkezdi a betanulást az új pozíciójába. A legtöbb cégnek meghatározott lépései és folyamatai vannak az onboardingra és sokan különböző toolokat is használnak a hatékonyság növeléséhez.

Ezzel szemben azonban a kilépés folyamata sokkal kevésbé kidolgozott és jóval kevesebb energiát fektetnek bele a munkáltatók. 

Mint minden válsághelyzet, a koronavírus megjelenése is nagy hatást gyakorolt a munkaerőpiacra mind a munkáltatók, mind a munkavállalók szemszögéből. Az elmúlt időszakban – tekintet nélkül arra, hogy kisebb vagy nagyobb, magyar vagy nemzetközi szervezetekről beszélünk – rengeteg vállalat került abba a helyzetbe, hogy meg kellett válnia a munkavállalói egy részéről. Éppen ebből is adódik, hogy az utóbbi időben egyre nagyobb hangsúly helyeződött az offboardingra, azaz a kiléptetési folyamatra. Ehhez kapcsolódva pedig egyre gyakrabban találkozhatunk az élményszerű offboarding kifejezéssel a különböző közösségi médiákban. A szókapcsolat az offboarding experience angol kifejezésből származik, azonban ennek a magyarosított kifejezésével sokunknak nehéz azonosulnunk, így a továbbiakban távozási élményként hivatkozunk rá. 

Mégis miért van szükség arra, hogy a felmondás „élmény” legyen? 

A felmondás könnyen hasonlítható a váláshoz vagy szakításhoz, melyről egy korábbi cikkünkben bővebben is olvashattok. Ahogyan a válás, úgy a felmondás is végződhet komoly bizalomvesztéssel, szomorúsággal és haraggal, de ennek nem feltétlenül kell így lennie. Természetesen vannak különbségek aközött, hogy ki a felmondó fél és a munkavállaló szervezetben eltöltött ideje is befolyásolja az elválás érzelmi aspektusát, de a szakítás minden helyzetben szakítás.

A magyar munkavállalókról összességében elmondható, hogy nem kockázatkeresők, a baby boomerek és az X generációsok pedig kifejezetten bizonytalanságkerülők, a munkahelyváltás mégis mindannyiunknál egy szükséges jót jelenthet. 

A váltásról legtöbbször nem a pénz dönt, sokszor az aktuális életszakasz a legmeghatározóbb. 

A HR-es interjún gyakran felmerül a kérdés, hogy hol látjuk magunkat 5 év múlva. Többnyire ezt a kérdést magunknak is feltesszük mielőtt váltanánk, és nem kérdés, hogy hatalmas befolyásoló ereje van a döntéseinkre, hogy karriert vagy családot szeretnénk-e építeni a közeljövőben vagy esetleg mindkettőt egyszerre, mindemellett pedig még rengeteg különböző faktort is mérlegelnünk kell.

Hol kezdődik az offboarding és meddig tart? 

Az offboarding első és legmeghatározóbb lépése maga a felmondás, melynek élménye nagyon mély benyomást tesz ránk. A távozás kommunikálása a csapat és a kollégák felé talán az első és legfontosabb teendője a munkáltatónak. Ennek során lehetősége adódik a vezetőnek megköszönni a távozó kolléga munkáját és nem utolsósorban felvázolhatja a csapat többi tagjának is a további terveket. Ezzel megelőzhetőek a cégen belüli találgatások és pletykák, valamint a kollégákban is csökkenthető a felmondás okozta stressz. A távozó munkatársnak a felmondási idő letöltése rendkívül kényelmetlen tud lenni, amennyiben nincs rendesen bejelentve a távozása. Ebben az időszakban zajlik többnyire a feladatok átadása és egy esetleges utód betanítása is, ezért mindenki szemszögéből fontos, hogy a lehető legtisztábban, őszintén kommunikálva, megőrizzük a csapat nyugalmát és a jó hangulatot.

Kiemelten fontos része az offboardingnak a kilépő interjú (vagy más néven exit interjú), hiszen ezen a beszélgetésen van lehetősége a távozó kollégának elmondani azokat a pozitív és negatív tapasztalatokat, melyeket a munkája során nem volt alkalma kifejteni. Ebből a cégek rendkívül sokat profitálhatnak, amennyiben értő figyelemmel hallgatják, és az információk eljutnak azokhoz az emberekhez, akik tenni tudnak a változás érdekében. Az őszinteség (párosulva némi higgadtsággal) a távozó munkatárs részéről is fontos, hiszen a sértettség és a haragból fakadó konfrontáció biztosan nem vezet jó eredményre. Ez természetesen főképp az elbocsátásnál jellemző, és habár rövid távon egy ilyen veszekedés megkönnyebbülést okozhat, hosszú távon nem hozza meg az elvárt feloldozást.  

Miért is fontos a cégeknek különös figyelmet fordítaniuk a távozó kollégáikra? 

• A távozó munkavállalók az esetek többségében vagy a konkurenciához mennek dolgozni, vagy esetleg a piacon maradva épp az ügyfél oldalán próbálnak szerencsét, ezáltal nagyon gyakran előfordul, hogy üzleti ügyek kapcsán újra találkozunk velük.

• A cég reputációját nagyban befolyásolja az, hogy az ott dolgozók milyen hírét keltik. „A távozó kolléga, amint kilép az ajtón „ambassador", méghozzá igen hiteles.” Azt pedig több kutatás is bizonyította, hogy a rossz hír nem csak, hogy gyorsabban terjed, de az emberek sokkal jobban meg is jegyzik.

• A jó kapcsolatban elváló kilépő munkavállaló nem csak a munkakeresőknek ajánlja jó szívvel a volt munkáltatóját, de potenciális ügyfeleket is behozhat. Később pedig szívesen tér vissza egy másik pozícióba, esetleg tanácsadóként. 

Ha ennyire egyértelmű, hogy az offboarding fontos és hasznos része a szervezeti működésnek, miért nincs ennek olyan nagy kultúrája?

A lépésenként megszervezett offboarding folyamat elveszti a sponteneitását, ezáltal erőltetettnek tűnhet minden, amit a munkáltató csinál. A búcsúajándéknak és a búcsúbulinak éppen az a lényege, hogy az emberek nem tartják evidensnek, hogy lesz ilyen, ezáltal nem is számítanak rá. Minden csapat ki tud alakítani egy számukra megfelelő hagyományt, mely nem csak a céghez való elköteleződést segíti, de a csapat tagjait is közelebb hozza egymáshoz. A búcsúajándék sokszor csak egy aláírt képeslap vagy valami egyszerű üzenet a kollégáktól, mégis többet jelent bármilyen „kilépőcsomagnál”. A búcsúztató ünnepségnek pedig az a lényege, hogy azért szervezzük, mert így érezzük hitelesnek, nem pedig azért, mert ez a folyamat része. Ettől érezhetjük úgy, hogy a csapat ahonnan távozunk, valóban csapat, nem pedig csak kollégák halmaza.

A csoportos leépítéseknél sokszor nem kell a munkavállalónak letöltenie a felmondási idejét, így az erre az időszakra tervezett programok fizikailag sem tudnak megvalósulni. Ilyenkor legtöbbször az offboarding folyamat leszűkül egy exit interjúra és egy a HR-rel való találkozásra, melyen átvehetjük a kilépő papírjainkat.

Merre tart a világ, hogyan fejleszthető mindez? 

Érdekes felvetés, hogy vajon hatékonyan tudna-e működni egy olyan online rendszer, amely végigvezeti a távozó munkavállalót az offboarding folyamaton. Segítheti a távozót karrier tanácsadással, tippekkel vagy éppen fejvadász listákkal, azonban ez nem helyettesítheti, inkább csak kiegészítheti a kilépés emberi oldalát, hiszen habár a rendszer maga képes lenne arra hogy integráltan kezelje a kilépőt a feladatain, a személyes kapcsolatokat teljesen mellőzné.