Ismerős az a helyzet, hogy eltelik egy munkanap, mégsem érzed azt, hogy úgy tudtál haladni a feladataiddal, ahogy szerettél volna? Pár egyszerű változtatással kiküszöbölhetjük azokat a tényezőket, amelyek hátráltatnak minket abban, hogy hatékonyan végezzük a munkánkat.

Nemcsak külső zavaró tényezők lehetnek azok, amelyek miatt nem haladunk úgy a feladatainkkal, ahogy szeretnénk, hanem a munkával kapcsolatos beállítódásaink is dolgozhatnak ellenünk, gyakran anélkül, hogy észrevennénk őket. Az alábbi hét csapda felismerése és elkerülése segíthet a hatékonyság növelésében.

1. A maximalizmus csapdája

Gyakran leragadunk a nem fontos részleteknél, amikor egy projekten dolgozunk, és túl sok időt töltünk el velük. Biztos, hogy az számít, nem lenne ennél fontosabb dolgunk? Nem mindig kell minden apróságnak tökéletesnek lennie, általában vannak elengedhető részletek, amikre feleslegesen fordítunk annyi energiát, csak mert mindent tökéletesen akarunk csinálni. Fejezd be a munkát akkor, amikor észreveszed, hogy már csak lényegtelen dolgokkal foglalkozol, ahelyett, hogy továbblépnél a következő feladatra!

2. A mindenre igent mondás csapdája

Fontos az együttműködés, és hogy segítsük egymást a munkában, csak akkor van baj, ha már a saját feladataink elvégzésének kárára megy, hogy senkinek nem tudunk nemet mondani, aki épp kér tőlünk valamit. Ilyenkor kérdezzük meg magunktól: fontosabb és sürgősebb ez, mint a saját dolgunk, vagy tudunk segíteni akkor is, ha már végeztünk a feladatunkkal?

3. A rendezetlenség csapdája

Ha káosz van a munkához szükséges dolgaink között, és már egy irat előkeresése is jelentős időt vesz igénybe, nem meglepő, ha nem végzünk semmivel, vagy csak lassan tudunk haladni. A rendszerezés sokat segíthet abban, hogy ezt a csapdát kiküszöböljük, és legalább arra ne pazaroljunk értékes perceket, hogy az összes fiókot át kell nézni, mire a legalsó alján meglesz, amit éppen keresünk.

4. A „mindent én akarok csinálni” csapdája

Az is egy hiba lehet, ha nem kérünk segítséget abban, amit mi nem értünk vagy nem tudunk olyan jól, így rengeteg idő lenne megcsinálni, utánanézni, míg más pár perc alatt végezne vele, mert a kisujjában van. Jó, ha csapatban gondolkodunk, és ismerjük, kinek mi az erőssége, így apró szívességeket lehet kérni egymástól, hogy mindenkinek gyorsabban és hatékonyabban menjen a munka.

5. A motiválatlanság csapdája

Ismerős lehet az is, hogy egyszerűen azért nem haladunk valamivel, mert baromira nincs kedvünk hozzá. Ebben segíthet, ha magunk elé képzeljük a célt (vagy részcélokat), kisebb lépésekre bontjuk a munkát, amit különböző jutalmakhoz kötünk (például ha egy oldalt megírtam, iszom egy kávét), és megpróbáljuk megkeresni a kihívást vagy élvezetet az adott feladatban.

6. Az érthetetlen feladatok csapdája

Kinek, mikor, hogyan, mit kell megcsinálnia? Nagy kavarodások lehetnek abból, ha a szerepek és feladatok nincsenek letisztázva, vagy nincs jól elmagyarázva, hogy mi a feladat, ezért mondjuk újra kell kezdeni, többször is elvégezni ugyanazt a munkát. Ennek elkerüléséhez igyekezzünk munkaadóként pontos instrukciókat adni, dolgozóként pedig tisztázó kérdéseket feltenni, ha valamit nem értünk, még mielőtt belekezdünk a feladatba.

7. A figyelemelterelések csapdája

Végül pedig a hátráltató tényezők egyik leggyakoribb fajtája, ha nem tudjuk figyelmen kívül hagyni a környezetünkből érkező ingereket, legyen szó egy távoli beszélgetésről, a mobiltelefonunk pittyegéséről, e-mailekről vagy a közösségi oldalak értesítéseiről. Ha hagyjuk, hogy folyton eltereljék a figyelmünket, sokkal tovább fog tartani bármilyen feladat elvégzése, mert az agyunknak több energiába kerül váltogatni a feladatok között, és kevésbé tudunk így koncentráltan dolgozni. Ne legyen megnyitva a Facebook a böngészőben, ne világítson, rezegjen vagy jelezzen egyéb módon a telefonunk, miközben a munkánkra akarunk fókuszálni!

 

Forrás: European Business