Kevesebb stressz, nagyobb hatékonyság a GTD-módszer segítségével – könyvajánlónk

„Bár ne csak 24 órából állna egy nap” – gondoljuk manapság sokszor, sokan. Az időhiány érzete gyakori jelenség felgyorsult mindennapjainkban. David Allen vezetési tanácsadó és coach szerint azonban korántsem az idő mennyiségével van a baj, hanem feladataink tisztázatlanságával. Ennek megoldására alkotta meg a Getting Things Done vagyis „intézzünk el mindent” módszerét, melyet a HVG kiadásában megjelent GTD – Hatékonyságnövelés stresszmentesen című könyvében hosszasan tárgyal. Hogyan szabadíthatjuk meg elménket a folytonos leterheltségtől, miközben minden feladatunkat ellátjuk? Hogyan gazdálkodhatunk okosan az időnkkel? Könyvajánlónk.

David Allen vezetési tanácsadó és coach munkájának fókuszában a hatékonyságnövelés áll. Ő alkotta meg az úgynevezett Getting Things Done, vagyis GTD-módszert is, mely magyarul a feladataink hatékony elvégzésére utal. A módszert már számtalan multinacionális cég alkalmazza világszerte, valamint magánemberek ezrein segített már a munkában és a magánéletben egyaránt.

Miről is szól?

Rohanó világunkban gyakran érezzük úgy, hogy sosem érjük utol magunkat, és szinte mindig több a feladatunk, mint amennyivel elbírnánk. Ennek következtében szorongunk, stresszelünk és azt kívánjuk, bár ne csak 24 órából állna egy nap. David Allen szerint azonban ez korántsem jelentene megoldást, sőt csak több időnk lenne idegeskedni. A szerző azt vallja, hogy

nem az időhiány a valódi probléma,

hanem az, ahogyan feladatainkról gondolkozunk. Kulcsfontosságúnak tartja, hogy pontosan és tisztán lássuk magunk előtt a szükséges lépéseket, jobban fókuszáljunk a teendőinkre és megfelelően rendszerezzük is ezeket, mely által a gondolataink is letisztulhatnak.

A GTD-módszer ötlépcsős folyamata

1. Az első lépés, vagyis a rögzítés során minden befejezetlen feladatot, amiről tudjuk, hogy majd meg kell vagy kellene csinálnunk, helyezzük a fejünkön kívül. Ehhez számtalan eszköz áll rendelkezésünkre, mint például SMS, e-mail, jegyzetfüzet, irattartók. A lényeg: írjuk ki magunkból!
2. A következő lépcsőfok a tisztázás. Ez alatt azt érti a szerző, hogy a rögzített teendők kapcsán döntést kell hoznunk, mit is kezdjünk velük, van-e vele egyáltalán teendőnk, és ha igen, akkor mikor és hogyan végezzük el.
3. A harmadik eleme a folyamatnak a rendszerezés, mely során a korábban tisztázott elemeket kategorizáljuk a könyvben felsorolt csoportok szerint. Ha valamivel például nincsen teendők, akkor eldobhatjuk, pihentethetjük vagy besorolhatjuk a szükség esetén előkereshető anyagok közé. A cselekvést igénylő dolgoknál pedig ismét több kategória közül választhatunk, melyekre a könyv részletesen is kitér.
4. A reflektálás a folyamat negyedik lépése. Ebben a fázisban a korábban rögzített, tisztázott és rendszerezett elemeket kell hetente áttekinteni és megnézni, mivel hol tartunk, mit, mikor kell elvégeznünk, tehát frissítve tartjuk a kilistázott teendőket.
5. Az utolsó lépcsőfok nem más, mint a cselekvés. A könyv ehhez is részletes támpontokat ad. Melyik feladatot hajtsuk végre előbb, melyik ér rá később? Hogyan döntsünk ennek kapcsán? Három modellt is felsorakoztat, melyek ebben segíthetnek.

David Allen hangsúlyozza, hogy amennyiben egy teendő elvégezhető két perc alatt, akkor azt végezzük el azonnal, így nem fog bennünket stresszelni egy újabb el nem végzett feladat.

Miért éri meg?

Ha önmagában keveselljük a hatékonyságunk növelését és a lecsökkent stresszt és szorongást, akkor is szolgál plusz érvekkel a szerző. A GTD-módszer alkalmazásának köszönhetően a teendőinket nem fogjuk elfelejteni, így mások sokkal megbízhatóbbnak fognak bennünket tartani, javulnak ezáltal kapcsolataink, ráadásul magabiztosabbnak fogjuk érezni magunkat a produktivitás következményeként.

GTD és a tudomány – avagy mi köze lehet ennek a pszichológiához?

David Allen könyvének új kiadásában maga is listázta azokat a tudományos elméleteket és irányzatokat, melyek igazolják módszerének működését. Ezek közé sorolta a pozitív pszichológiát, valamint az ehhez kapcsolódó flow-elméletet, pszichológiai tőkét is. Ezen felül a kognitív kutatások és elméletek is igazolták munkáját.

A pozitív pszichológia egyik, talán legismertebb fogalma a flow, vagyis az áramlatélmény, melyet nem csupán a magánéletünkben és szabadidős tevékenységeink során élhetünk át, de a munkánkban is. Ennek lényege, hogy egy feladatot belső motivációból, abban teljesen elmerülve és teljesen rá koncentrálva végzünk, kizárva a külvilág zavaró tényezőit. A GTD-módszert segít fókuszálni a figyelmet egy adott feladat elvégzésére, így nagyobb eséllyel élhető át az áramlatélmény.

Két belga kognitív tudós is elemezte a GTD-módszert és összevetette azt a szakirodalommal. A tanulmány konklúziója értelmében az agyunk fő funkciója a gondolatébresztéshez és a gondolkodáshoz kapcsolódik, és korántsem az a dolga, hogy minden információt eltároljon és mindenre emlékezzen. Emiatt is van szüksége a környezetünkben felfedezhető emlékeztetőkre, melyek „külső elmeként” működnek Daniel Levitin elmélete szerint. Kiemelten fontos, hogy felismerjük az irányított figyelmet igénylő tennivalókat és megfelelő módon, a megfelelő időben alkalmazzunk emlékeztetőket.

Roy Baumeister és John Tierney „Akaraterő – A legnagyobb belső erő újrafelfedezése” című könyvében pedig többször is felmerül Allen neve, valamint a módszere. A könyvben írnak arról, hogy a tanácsadó hogyan segít cégeknek a hatékonyságuk növelésében, valamint Baumeister egy korábbi kutatásával is igazolja a módszer érvényességét. 2011-ben publikált vizsgálatában kimutatta, hogy ha befejezetlen feladataink vannak, más, kognitív erőforrást igénylő tevékenységekben rosszabbul teljesítünk. Ezzel szemben, ha egy pontos tervet készítünk arról, hogy a befejezetlen teendőket hogyan fogjuk véghezvinni, jobban tudjuk irányítani a figyelmünket és más tevékenységeket addig is hatékonyan tudunk kivitelezni.

Ez alapján láthatjuk, hogy a kognitív pszichológia területén végzett kutatások is igazolják a módszer érvényességét. A szerző szerint ráadásul már a folyamat egy-egy elemének betartásával is csökkenhet életünkben a stressz, viszont a jelentős változáshoz és az elménk tisztán tartásához szükséges mind az öt lépés.