„Teher alatt nő a pálma?” – avagy miért vállaljuk túl magunkat

A túlzott feladatvállalás csapdája szinte mindannyiunkat érintheti. A kulcs az önreflexió, a tudatos döntéshozatal és a hosszú távú gondolkodás. Mert nem a legtöbbet vállaló lesz a legsikeresebb, hanem az, aki tudja, mikor érdemes nemet mondani.

A túlzott teljesítmény – vagy más néven overfunctioning – egy gyakori, de sokszor észrevétlen stresszre adott reakció, amikor túl sok felelősséget vállalunk magunkra, gyakran olyan dolgokat is, amelyek valójában nem a mi feladataink lennének. Ilyenkor hajlamosak vagyunk „még többet tenni", hogy kordában tartsuk a helyzetet – legyen szó munkahelyi extra feladatvállalásról, mások állandó segítéséről vagy a magánéleti kötelezettségek túlvállalásáról.

Ez a minta hosszú távon nemcsak kiégéshez vezethet, hanem megbontja az emberi kapcsolatokat is, hiszen másokat passzív szerepbe tolhat, akik ezáltal túlzottan ránk támaszkodnak.

A túlzott teljesítmény figyelmeztető jelei közé tartozik például az állandó kimerültség (még pihenés után is), a kis feladatokkal szembeni túlterheltség érzése, a kontrollvágy vagy a csalódástól való félelem. Ha rendszeresen mindent magunk végzünk, előbb-utóbb frusztráltak vagy neheztelők lehetünk a környezetünkre, ami feszültségekhez vezethet – különösen akkor, ha azt érezzük, mások nem vállalnak részt egyenlően a feladatokból.

Cikkünkből kiderül:

1. Miért vagyunk hajlamosak túlvállalni magunkat, és ez milyen rejtett következményekkel járhat?
2. Hogyan hat a multitasking az agyunkra és a hatékonyságunkra valójában?
3. Milyen konkrét lépésekkel szokhatunk le a túlvállalásról, és válthatunk tudatosabb működésre?

Miért vállaljuk túl magunkat – és mit okoz ez?

Sokan tapasztaljuk, hogy rendszeresen túl sok feladatot vállalunk, és ez nem csak egyéni szinten jelent problémát: a jelenség szervezeti szinten is megjelenik. Ha a vezetők túl sokat akarnak egyszerre elvégezni, nagy valószínűséggel a csapataik, illetve az egész vállalat is ebbe az irányba mozdul el. A túlvállalás ugyanakkor nemcsak a munka területén lehet jellemző: vállalhatunk túl sok feladatot/túl nagy szerepet családi közegben vagy a baráti társaságon belül, de akár a párkapcsolatunkban és egyéni életünkben is.

A túlzott feladatvállalás eleinte nem tűnhet súlyos gondnak, hiszen ha csak a felét is teljesítjük sikeresen az eltervezett dolgoknak, az is sok, nem igaz? Valóban, de ez a hozzáállás többféle negatív következménnyel járhat.

Megrendülhet az önbizalmunk, mivel folyamatosan „lemaradásban” érezzük magunkat. Megjelenik a mentális túlterheltség, az állandó stressz érzése. Ráadásul a hitelesség is csorbulhat, ha a feladatok egy része folyamatosan félbemarad. Végső soron pedig kiégéshez is vezethet mindez.

De miért vállalunk túl sokat?

1. Félelem a rossz döntéstől

Sokan inkább mindent elvállalunk, csak ne kelljen választani a lehetőségek közül. Ez a döntéselkerülés azonban valójában nem véd meg bennünket, sőt, még nagyobb teherként nehezedik ránk. A megoldás kulcsa, hogy világos irányt kell kijelölni, és ehhez igazítani a feladatokat. Ha van egy egyértelmű cél vagy vízió, könnyebb eldönteni, mi számít igazán, és mi az, ami várhat.

2. Túlzott optimizmus

Az „elég lesz az idő rá” és a „belefér még ez is” típusú gondolkodás gyakori, főként olyan környezetben, ahol a motivációs üzenetek és elvárások torz képet festenek a teljesítőképességről. Az optimizmus önmagában nem probléma, de ha irreális elvárásokat támasztunk magunkkal szemben, az könnyen túlterheltséghez vezet. A megoldás: a múltbeli tapasztalatokra alapozott becslések, a feladatok priorizálása, és egyes – kevésbé fontos – projektek tartalékba helyezése.

3. Rövid távú gondolkodás

Sokan inkább az azonnali békét választjuk, és mindent elfogadunk, amit kérnek tőlünk, például azért, hogy elkerüljünk egy kényelmetlen beszélgetést. Ám ez hosszú távon visszaüthet. Ha sosem mondunk nemet, könnyen elveszíthetjük a kontrollt az időnk felett. A tudatos „nem” kimondása gyakran sokkal konstruktívabb és előremutatóbb, mint a mindenre való rábólintás.

4. A visszautasítás téves megítélése

A visszautasítás sokunk fejében önzőségként vagy lustaságként él, pedig a „nem” kimondása sok esetben a felelősségteljes és előrelátó döntés jele. Meg kell tanulnunk konstruktívan visszautasítani a feladatokat/kéréseket, ez ugyanis nemcsak a jóllétünkhöz, de a hatékonyabb működéshez is elengedhetetlen.

5. A „túl sok” mérése nehéz

A túlterheltség sokszor azért is veszélyes, mert nehéz pontosan meghatározni, mi számít „túl soknak”. Minden szervezet, minden csapat és minden egyén más határokkal rendelkezik. Ezért fontos, hogy próbáljuk mérhetőbbé tenni a terhelést, például korábbi tapasztalatok alapján, nyomon követéssel, illetve a feladatok szakaszos felvállalásával. Ha egy rész már teljesült – de csak akkor –, lehet továbbhaladni.

A multitasking valójában csökkenti a hatékonyságot?

Ha túl sok mindent vállalunk magunkra, gyakran akaratunkon kívül is, automatikusan multitasking üzemmódra váltunk. A multitasking – vagyis amikor egyszerre több dolgot próbálunk végezni – gyakran tűnik hatékonynak, de valójában komolyan rontja a teljesítményt.

Képzeljük el, hogy épp a kedvenc sorozatunkat nézzük, amikor kapunk egy üzenetet. Ránézünk, válaszolunk, majd visszatérünk a sorozatra, de azt vesszük észre, hogy lemaradtunk az utóbbi két percről. Ismerős? Ez a helyzet jól példázza, hogy valójában nem multitaskingról, hanem feladatváltásról (task switching) van szó.

Az agyunk nem képes valós időben több összetett feladatot párhuzamosan kezelni – amit ilyenkor tapasztalunk, az valójában gyors feladatváltogatás, ami mentális terheléssel jár.

Miért hátráltat a multitasking?

Folyamatos figyelemelterelés

A multitaskolás során állandóan újrafókuszálunk, így sosem tudunk igazán mélyen koncentrálni. Ez különösen nehéz azok számára, akiknek egyébként is kihívást jelent a figyelem megtartása. Gyakori, hogy egy új feladatra váltva elfelejtjük, min dolgoztunk korábban.

Lassabb munkavégzés

A feladatváltás idő- és energiaigényes. Minden váltásnál újra kell hangolnunk a gondolkodásunkat az adott tevékenységre, ami lelassítja az előrehaladást. Rutinfeladatokat általában „autopilóta” módban is el tudunk végezni, de ezt a lehetőséget elveszítjük, ha közben más dolgokra figyelünk.

A végrehajtó funkciók túlterhelése

A multitasking a végrehajtó működéseket – például a célváltást, szabályrendszerek aktiválását – terheli meg. Egy-egy váltás csak töredékmásodperceket vesz igénybe, de ezek összeadódva már jelentősen lassíthatják a munkát, különösen összetett vagy veszélyes helyzetekben, például vezetésnél.

Több hiba

A multitasking során nő a hibázás esélye. Diákoknál kimutatták, hogy multitasking közben gyengébb iskolai teljesítményt nyújtanak. Felnőtteknél a munkában és más szituációkban is gyakoribbak lehetnek a hibák, például vezetés vagy összetett feladatok közben.

Mit mutatnak a kutatások?

1. Az emberek hajlamosak túlbecsülni a multitasking-képességeiket.
2. A krónikus multitaskolók gyakran impulzívabbak, figyelmetlenebbek, és gyengébb a végrehajtó működésük.
3. Tizenévesek esetében különösen káros lehet a túlzott multitasking, mivel agyuk még fejlődésben van, és az állandó figyelemmegosztás ronthatja a neuronkapcsolatok kialakulását.
4. A média-multitasking (amikor valaki egyszerre több digitális eszközt vagy tartalmat használ) hatása vitatott: egyes kutatások szerint javíthat, mások szerint ronthat a kognitív teljesítményen; összességében nincs egyértelmű álláspont.

Hogyan szokjunk le róla?

Csak egy feladat egy időben

Törekedjünk arra, hogy egyszerre csak egy dologra koncentráljunk. Ha mégis több dolgot kell elvégeznünk, kombináljunk egy automatikus tevékenységet (pl. mosogatás) egy olyannal, ami figyelmet igényel (pl. beszélgetés).

20 perces szabály

Szánjunk legalább 20 percet egyetlen feladatra, mielőtt áttérnénk a következőre. Ez segít a mélyebb fókusz elérésében.

Feladatok csoportosítása

Tervezzük meg, mikor végezzük el az azonos típusú tevékenységeket (pl. e-mailek kezelése), és ne hagyjuk, hogy ezek megszakítsanak más munkafolyamatokat.

Zavaró környezeti tényezők kizárása

Kapcsoljuk ki az értesítéseket, tegyük el a telefonunkat, és ha lehet, válasszunk nyugodt munkakörnyezetet.

Tudatos jelenlét (mindfulness)

A mindfulness segíthet észrevenni, mikor kezdünk el multitaskolni, és támogatja a fókusz megtartását. Idővel fejleszti az egy dologra való koncentrálás képességét.

A túlzott feladatvállalás és a multitasking nem a hatékonyság jelei – épp ellenkezőleg.

A hosszú távon fenntartható teljesítményhez kulcsfontosságú, hogy megtanuljunk nemet mondani, egy dologra figyelni, és tudatosan bánni az energiánkkal.