Hogyan végezzünk időben év végi teendőinkkel?

Nyakunkon az év vége, ilyenkor pedig sokunkban felerősödnek a teljesítménnyel és a különböző teendőkkel kapcsolatos szorongások. Egyre több mindennel kéne elkészülnünk, ráadásul az ünnepi előkészületek is mind nagyobb súllyal nehezednek a vállunkra. Felhalmozódnak az iskolai, munkahelyi, családi kötelezettségek, és úgy tűnhet, sosem jutunk az év végéig esedékes teendőink végére. A decemberi hajtás könnyen túlterhelhet minket mentálisan és érzelmileg is. De hogyan őrizhetjük meg a nyugalmunkat, hogy az év utolsó szakasza is békésen teljen?

A halogatás pszichológiája

Az év végi teendőkkel kapcsolatos talán legnagyobb problémát a halogatás jelenti. Hajlamosak vagyunk halogatni azokat a tevékenységeket, amelyek nem okoznak közvetlenül és gyorsan örömöt, és kerülni azokat, amelyek fájdalmasak vagy szorongatóak lehetnek számunkra.

A halogatás tulajdonképpen egy védekezési mechanizmus, amely a feszültségeink csökkentésére irányul.

Cikkünkből kiderül:

1. Miért halogatunk?
2. Hogyan kerülhetünk ki a halogatás hálójából?
3. Mely körülmények segíthetnek minket a feladataink elvégzésében?

Halogatunk, mert a feladatok túlságosan megterhelőek, esetleg ijesztőek ahhoz, hogy elkezdjük őket, vagy épp úgy érezzük, hogy lesz elég időnk rájuk később is. Ez a működésmód nem csupán a munka elhalasztását eredményezi, de általa elkerülhetjük a saját negatív érzéseinket is, így a frusztrációt, a szorongást vagy a bűntudatot.

A halogatás ellenszere

Bár a halogatás szinte mindannyiunkra jellemző – különösen az év végének közeledtével –, számos pszichológiai stratégia lehet segítségünkre a leküzdésében. Az alábbiakban ezeket vesszük sorra.

A feladatok felosztása

Beláthatatlan, megterhelő és összetett feladatok esetén osszuk fel a teendőinket kisebb, könnyebben kezelhető részekre. A nagy kihívások olyan érzést kelthetnek bennünk, amelyek azt sugallják, nem leszünk képesek elvégezni őket. Ellenben, ha az ilyen típusú céljainkat több apró lépésre bontjuk, azzal szinte elhitetjük az agyunkkal, hogy a siker már a zsebünkben van.

5 perces szabály

Ha egy olyan feladatot kell elvégeznünk, amely elsőre nem tűnik túl vonzónak, de tudjuk, hogy kénytelenek vagyunk teljesíteni, kezdjük el 5 percre! Vágjunk bele, és ígérjük meg magunknak, hogy ha nehezünkre esik, nincs hozzá kedvünk vagy energiánk, 5 perc múlva abbahagyhatjuk. Általában, ha már sikerült elkezdenünk a feladatot, hajlamosak leszünk belemerülni, és sokkal tovább bírjuk 5 percnél, de ha csak erre az időtartamra vetettük bele magunkat a teendőinkbe, már az is több, mint a semmi! Az első lépés megtétele után legtöbbször már nem tűnik annyira ijesztőnek a feladat. Az első 5 perc segít megtörni a kezdeti ellenállást és elindítani a tényleges cselekvést.

Apró megerősítések

A pozitív megerősítés megfelelő eszköz lehet a motivációnk fenntartására, és hozzásegíthet minket a feladataink gyorsabb elvégzéséhez.

Jutalmazzuk meg magunkat minden kis részfeladat után! Egy rövid sétával, egy kocka csokival, pár oldalnyi olvasással vagy egy szórakoztató programmal talán könnyebben rávehetjük magunkat a folytatásra.

A kognitív torzítások

Az év végi teendők listája könnyen érzelmi túlterheltséget és stresszt okozhat. A kognitív torzítások, mint a túlzottan negatív gondolkodás vagy az általánosítás, fokozhatják a szorongásainkat, és nehezíthetik a feladataink elkezdését, elvégzését.

A „mindent vagy semmit” gondolkodás

A túlzottan szigorú elvárások és a „mindent most azonnal” mentalitás gyakran eredményezhet szorongást. Ahelyett, hogy mindennel egyszerre akarnánk megbirkózni, próbáljuk meg fontossági sorrendbe rendezni a feladatainkat, és döntsük el, hogy mely tevékenység elvégzése szükséges valóban a céljaink megvalósításhoz.

Az év végi hajtásban hajlamosak vagyunk túlzottan magas elvárásokat támasztani magunkkal szemben, de ezek inkább hátráltatják a tényleges munkát, mintsem segítenének.

Realitás és őszinteség

Ha időben végezni akarunk az év végi tevékenységeinkkel, elengedhetetlen, hogy reálisan felmérjük a rendelkezésre álló időnket és az energiánkat. Az önmagunkkal folytatott őszinte beszélgetés arról, hogy mit tudunk elvégezni és mit nem a kitűzött időpontig, segíthet abban, hogy a tudatosság talaján maradjunk, és elkerüljük a túlzott szorongást.

Önmagunk és a saját határaink ismerete kulcsfontosságú ahhoz, hogy ne hajszoljuk magunkat olyan dolgokba, amelyeket nem tudunk majd teljesíteni.

A prioritások meghatározása

A karácsony körüli időszak rengeteg teendővel és plusz feladattal köszönt be, ilyenkor könnyen elveszhetünk az apró részletekben. Fontos, hogy meghatározzuk, mi az, ami valóban elengedhetetlen számunkra az év végéig, melyek azok a tevékenységek, amiket mielőbb el kell végeznünk. Ha túl sok irányba fókuszálunk, könnyen elaprózódhatnak az erőfeszítéseink, és semmivel sem fogunk igazán haladni.

A 3 legfontosabb feladat

Próbáljunk meg az év végéig minden nap kijelölni három feladatot, amelyet aznap elvégzünk. Ez segíthet abban, hogy fókuszáltak maradjunk, és ne veszítsük szem elől azokat a teendőket, amelyek legelöl állnak a fontossági listánkon. A három legfontosabb feladat teljesítése után az erőfeszítésünk és haladásunk már valóban látható lesz, ez pedig motiválhat minket a további tevékenységek elvégzésére is.

Rugalmasság

Az időmenedzsment és a megfelelő energiabeosztás természetesen kulcsszerepet játszanak az év végi teendőink elvégzésében, azonban sokszor a rugalmas hozzáállás segíthet minket a leginkább abban, hogy kezelni tudjuk a váratlan helyzeteket. Az év végi időszak pedig gyakran bővelkedik az ilyen szituációkban: eseményekben, amelyek felboríthatják az eredeti terveinket, vagy épp átírhatják a gondosan előkészített programjainkat.

A pszichológiai rugalmasság segíthet minket a változásokkal való aktív megbirkózásban, az alkalmazkodásban és a stressz kordában tartásában.

Tartalék idő

A váratlan helyzetek kezelésében nagy segítséget jelent, ha a kötelezettségeink elvégzésekor igyekszünk magunknak egy kis plusz időt hagyni, hiszen bármikor jöhetnek nehézségek, amelyeket azonnal orvosolni kell. Ilyenkor nem árthat, ha van némi extra lehetőségünk átgondolni a következő lépést, és kapkodás nélkül, tiszta fejjel veselkedhetünk neki a problémának. Kevésbé érezzük a nyomást, ha az időrendünk nem olyan szoros.

Aktív stresszkezelés

Az év végi hajtás és a rengeteg teendő közepette különösen fontos, hogy odafigyeljünk a mentális egészségünkre, a pihenésre, a feltöltődésre, az énidőre. A különböző relaxációs technikák, a meditáció, a rendszeres testmozgás és a megfelelő mennyiségű és minőségű alvás mind-mind hozzájárulnak ahhoz, hogy jobban kezeljük a felhalmozódott stresszt, és könnyebben összpontosítsunk az elvégzendő feladatainkra.

A megfelelő időmenedzsment, a halogatás leküzdése, a prioritások kijelölése, az eredményes stresszkezelés mind hozzájárul ahhoz, hogy az év végére ne csak a kötelező teendőinket végezzük el, hanem mentálisan is felkészüljünk a következő év kihívásaira. A tudatos tervezés és a rugalmas hozzáállás segíthet abban, hogy a szorongásunk csökkenjen, és sikeresen, valamint produktívan zárhassuk az évet.